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Cadenas de firma y aprobación, sin escribir código.
El sistema de gestión de flujos de trabajo de Documenos® merece plenamente el calificativo de "flexible", ya que su técnica de modelado de los pasos de trabajo ofrece capacidades únicas.
Gracias a una amplia biblioteca de conceptos, los flujos de estructuras formadas por miles de unidades y decenas de miles de empleados se gestionan con un único modelo.
Las tareas pueden definirse de forma individual o en grupo, según las condiciones que establezca.
Modela todos los escenarios que pueda necesitar en su actividad introduciendo datos en las pantallas de definición.
Para entender cómo funciona el sistema, veamos brevemente tres ejemplos distintos.
Una sencilla cadena de firma y aprobación de cinco pasos, compuesta íntegramente por "Tareas individuales":
Que en el cuarto paso haya una cuenta de "Grupo de seguridad" no significa que ese paso sea una tarea de grupo. Para que una tarea sea de grupo, más de una persona debe realizar tareas en ese paso.
El documento se registra en la bandeja de entrada de todos los miembros del grupo; cuando cualquiera de ellos completa la tarea, se elimina de todas las bandejas. El proceso no depende de una sola persona: cualquier miembro disponible del grupo puede realizarlo.
A diferencia del primer ejemplo, la tarea del paso 3 es una tarea de grupo. Cuando el responsable de unidad del paso 2 completa su tarea, el documento se distribuye simultáneamente a las personas/grupos de este paso. ¿Cuál es exactamente el propósito de una tarea de grupo? Supongamos que se trata de un "Formulario de comisión de servicio": el usuario creó un documento para realizar un viaje de trabajo, su responsable lo aprobó y, en la tercera etapa, el documento se envió a la vez a tres destinatarios:
Gestiona las reservas de billetes y hotel.
Si el empleado solicitó un anticipo, transfiere el dinero a su cuenta.
Se encarga de archivar el formulario en el expediente personal del empleado.
Si estas tres personas/grupos tuvieran que actuar en orden como en el primer ejemplo, al menos los equipos de Viajes y Contabilidad se retrasarían esperándose mutuamente. Las tareas de grupo permiten realizar el trabajo de forma simultánea.
Supongamos que ha asignado 5 personas/grupos distintos a una tarea de grupo. Sus tareas no tienen por qué ser iguales: algunos firman, otros inician, otros aprueban y otros ejecutan. Cualquiera de los roles puede ser una cuenta de usuario, un responsable de unidad o una cuenta de grupo. La regla que usted defina determina cuándo se considera completada la tarea de grupo.
La tarea espera a que se completen todos los pasos del grupo antes de pasar al siguiente. Por ejemplo, en las decisiones de una comisión: añade a los miembros de la comisión a la tarea de grupo e indica que todos deben firmar.
Los miembros también podrían firmar uno a uno en orden, pero entonces el tiempo total aumenta y un solo miembro que se retrase hace esperar a todos.
Puede bastar con que se complete un número determinado de tareas entre los pasos del grupo. Por ejemplo, si en un consejo de administración de 10 miembros bastan 5 firmas para que las decisiones entren en vigor, solo tiene que indicar 5 tareas en la regla del grupo.
Si los miembros restantes también quieren firmar, no hay problema: el documento no se elimina de su bandeja de entrada y pueden completar sus tareas cuando quieran.
Supongamos que el documento es un formulario de aprobación de compras. Una persona presentó una solicitud; el primero en aprobar es el responsable de compras y, en segundo lugar, el director general adjunto. Sin embargo, queremos que el director general adjunto participe en la cadena de aprobación solo en las compras superiores a un determinado importe:
Basta con definir una regla (llamémosla X) en el tercer paso de la cadena y asignarla como condición al director general adjunto. Si la solicitud de compra cumple la condición, el sistema incluye este paso en la cadena de firma y aprobación. Para obtener más información sobre la definición de condiciones, consulte el tema correspondiente.
