El sistema de flujo de trabajo de Documenos® difiere de sus homólogos de todo el mundo en muchos aspectos. El sistema de gestión del flujo de trabajo de Documenos® merece plenamente el adjetivo "flexible". Porque la técnica de modelar pasos de trabajo tiene capacidades únicas. Dado que funciona con una arquitectura orientada a organigramas y tiene una biblioteca de conceptos muy grande, los flujos de trabajo en grandes estructuras que constan de cientos, incluso miles de unidades y decenas de miles de empleados se pueden gestionar muy fácilmente con un solo modelo.
En las cadenas de firma y aprobación de Documenos® se pueden definir tareas de forma individual o grupal, con un modelo flexible dependiendo de las condiciones 100% dinámicas que determines. Puedes modelar todas las posibilidades que puedas necesitar en la vida empresarial, sin escribir ningún código, simplemente introduciendo datos en las pantallas de definición. Primero, expliquemos brevemente tres ejemplos diferentes para comprender cómo funciona el sistema. La primera es una cadena simple de firma y aprobación de cinco pasos, todos los cuales son de "tarea única":
En el ejemplo anterior, todos los pasos contienen tareas individuales. El hecho de que haya una cuenta grupal en el cuarto paso no significa que este paso sea una tarea grupal.
Para que una tarea sea grupal, más de una persona debe realizar la tarea en ese paso.
En el ejemplo anterior, tener una cuenta de "Grupo de seguridad" en el paso 4 no significa que todos los miembros de este grupo deban realizar la tarea cuando el documento llegue a este paso. El documento se guarda en la bandeja de entrada de todos los miembros de este grupo de seguridad. Cuando alguien del grupo completa la tarea, el documento completo se elimina de su bandeja de entrada. Entonces, en realidad esta tarea es una sola tarea. Todo lo que se necesita es que una persona complete la tarea para que el documento avance al siguiente paso. La ventaja de utilizar cuentas grupales para tareas individuales no es hacer que la operación dependa de una sola persona, sino garantizar que cualquier miembro adecuado del grupo pueda realizar la operación.
El segundo ejemplo a continuación muestra una cadena de firma y aprobación de cinco pasos:
A diferencia del primer ejemplo, la tarea del tercer paso es una tarea grupal. Cuando el administrador de la unidad en el paso 2 completa su tarea, el documento se distribuye simultáneamente a las personas/grupos en este paso. Estas tres personas/grupos son responsables de realizar la tarea simultáneamente.
¿Cuál es exactamente el propósito de la tarea grupal?
Digamos que se trata de un "Formulario de asignación", en el paso uno el usuario creó un documento para realizar la tarea y lo envió a un administrador para su aprobación. El gerente lo aprobó y, en el tercer paso, se envió a dos grupos diferentes llamados "Equipo de viajes" y "Equipo de contabilidad" y al Gerente de recursos humanos al mismo tiempo. El "Equipo de Viaje" organiza los billetes y las reservas de hotel. El "Equipo de Contabilidad", por el contrario, transfiere dinero a la cuenta del personal de pares si el empleado que irá de turno ha solicitado un anticipo. El gerente de recursos humanos solo toma medidas para archivar el formulario de trabajo en el archivo de registro de personal.
Si estas tres cuentas de personas/grupos diferentes tuvieran que realizar transacciones respectivamente, como en el primer ejemplo, al menos el "Equipo de viajes" y el "Equipo de contabilidad" se retrasarían en realizar transacciones porque tendrían que esperarse el uno al otro. Definir las tareas grupales de esta manera para que el trabajo se pueda realizar simultáneamente facilitará las cosas.
¿Cuándo pasa la tarea al siguiente paso?
Al definir una tarea grupal, por ejemplo, definió 5 personas/grupos diferentes en este paso. En primer lugar, cada una de estas 5 tareas no tiene por qué ser igual, algunos pueden firmar, otros pueden poner sus iniciales, algunos pueden aprobar y algunos pueden hacer lo que sea necesario. Todos estos 5 roles son una cuenta de usuario o administrador de unidad o cuenta de grupo, etc., podría ser. El momento en que una tarea grupal se considerará completada está determinado por una definición que usted determine.
Si lo deseas, puedes decirle a todos los pasos del grupo que terminen su trabajo. En este caso, la tarea espera a que se completen todos los pasos del grupo antes de pasar al siguiente paso. Un ejemplo de esto pueden ser las decisiones de la comisión. Digamos que un documento ha pasado por ciertos pasos y debe distribuirse para que todos los miembros de un comité lo firmen. En este caso, puedes agregar los miembros de la comisión a la tarea grupal y especificar que todos deben completar el proceso como regla. ¿No podemos hacer que los miembros de la comisión lo firmen uno por uno? Por supuesto que es posible, pero en este caso el tiempo total será mayor. De vez en cuando, si un miembro de la comisión sigue firmando el documento por cualquier motivo, todos esperarán a ese miembro.
Otra opción para que una tarea grupal se considere completa es considerar que completar N tareas de los pasos del grupo es suficiente para que este paso se considere completado. Digamos que tiene un documento de decisiones de la reunión de la junta directiva. El consejo de administración está formado por 10 miembros y para que estas decisiones entren en vigor basta con que las firmen 5 personas. En este caso, puedes incluir a los miembros de la junta directiva en el grupo y afirmar que la regla del grupo es suficiente para completar 5 tareas.
Entonces, después de que el quinto miembro firme, ¿los miembros restantes continuarán el flujo de documentos sin firmar? ¿Y si los miembros restantes también quieren firmar?
Ningún problema. Sí, el documento seguirá su camino, pero como el documento no será eliminado de la bandeja de entrada de los miembros restantes, podrán cumplir con sus funciones cuando lo deseen.
¿Cuál es la condición? ¿Cómo funciona?
Nuestro tercer ejemplo a continuación trata sobre el flujo de la cadena de aprobación y firma condicional. En este ejemplo, digamos que el documento que tenemos es un formulario de confirmación de compra. Una persona hizo una solicitud. El gerente de compras es la primera persona en aprobar. El segundo en la fila debería ser el subdirector general. Sin embargo, queremos que el subdirector general se incluya en la cadena de aprobación solo para compras que superen un número determinado. El diagrama de flujo es el siguiente:
Será suficiente definir una regla (llamémosla X) y adjuntarla como condición al subdirector general en el tercer paso de la cadena de firma y aprobación. Si la solicitud de compra cumple con la condición, el sistema incluirá este paso en la cadena de firma y aprobación. Para obtener información detallada sobre las definiciones de condiciones, consulte el encabezado del tema correspondiente.
