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Documenos® es una plataforma de transformación digital todo en uno diseñada para empresas y organizaciones de cualquier tamaño y sector. Documenos no es un software de gestión más: es una forma integrada de gestionar el negocio que abarca todos los aspectos del trabajo: procesos, flujos de trabajo, archivo, normas de calidad, formularios, documentos, tareas, registros contables, desde cuentas corrientes hasta bancos y caja, desde activos fijos hasta inventario, desde registros de producción hasta la gestión de almacenes, desde cuentas de correo corporativas hasta el sistema de reuniones y citas, desde la relación con los clientes hasta los sitios web corporativos. Supone un cambio de paradigma en el concepto de software empresarial.
Documenos® es independiente del sector. Puede utilizarlo cualquier empresa, institución u organismo público que quiera gestionar documentos, procesos, flujos de trabajo, normas de calidad, archivos y mucho más desde una única plataforma integrada. Desde la oficina unipersonal hasta el holding multiempresa: la escala la pone usted, la flexibilidad la ponemos nosotros.
Archivos dispersos, aprobaciones olvidadas, correos perdidos y decenas de aplicaciones que no se comunican entre sí. Documenos® ayuda a las organizaciones a mantener registros precisos de cada proceso, aumentar la eficiencia operativa y la calidad, garantizar la rendición de cuentas y el cumplimiento normativo, y tomar decisiones basadas en datos.
Documentos, Procesos, Flujos de trabajo, Formularios, Tareas, Archivo, Drive, Contratos, Contabilidad, Calidad, CRM, Contenido e Informes. Todos funcionan integrados al 100 %; los datos generados en un módulo nunca se vuelven a introducir en otro. Consulte la lista completa en la página Módulos.
Sí, y además gratis. Las firmas se generan con la biblioteca DSS de la Comisión Europea en los formatos XAdES, CAdES, PAdES y JAdES definidos por eIDAS, en cuatro niveles distintos; las firmas de nivel LTA pueden validarse incluso años después. Más detalles en la página Firma electrónica.
Sí, y sin límite de tiempo. La versión gratuita funciona con 1 organización, 1 servidor y 10 usuarios; no se necesita tarjeta de crédito. Cuando crezca, podrá pasar al paquete Standard o Enterprise. Compare los paquetes en la página Precios.
Hay dos opciones: una suscripción mensual por usuario (facturada anualmente) o una licencia perpetua con un pago único. La licencia se determina en función del número de servidores, el número de usuarios, los módulos y el número de empresas. Todas las condiciones están en la página Licencias.
El sistema no se detiene de repente. Se le concede un plazo adicional para la renovación; si ese plazo también vence, la aplicación pasa del modo con licencia al modo de prueba. Nada de bloqueos sin previo aviso.
Sí, en cualquier momento. La cuota anual de los usuarios añadidos se calcula solo por los días que quedan hasta la fecha de renovación. No paga por los días que no utiliza.
En sus propios servidores. Documenos® se instala en su propia infraestructura; los datos que genera y almacena nunca salen de sus servidores. Usted tiene el control total de sus datos.
En minutos. El paquete Docker Compose pone en marcha la aplicación principal, la base de datos PostgreSQL, el servicio de firma digital, el motor de búsqueda Elasticsearch, el servidor de traducción y todo lo demás con un solo comando (docker compose up -d). También hay un paquete ZIP para Windows IIS. Los archivos están en la página Descargas.
Tanto x86 como ARM. Sea cual sea el procesador de su servidor, Documenos® funciona; se ejecuta sin problemas con Docker en Linux, Windows y MacOS. En Windows con IIS requiere algunos ajustes, pero también funciona sin problemas.
PostgreSQL (v15 y posteriores). Una base de datos de código abierto, probada y sin costes de licencia. Al instalar Documenos no necesita ninguna licencia de software adicional, por lo que tampoco paga por una licencia de base de datos extra.
No. La interfaz de Documenos le avisa de las nuevas versiones. Para Docker, actualice su archivo ENV y vuelva a ejecutar compose. Eso es todo. Se descarga la nueva versión, se sustituyen los archivos, el servicio se reinicia y los cambios en la base de datos se aplican automáticamente según la nueva versión. Si algo sale mal, restaura su copia de seguridad y continúa donde lo dejó. Las instrucciones paso a paso están en la página Mantenimiento y actualizaciones.
Ningún problema. Puede pasar incluso directamente de la versión 7.21 a la 7.74; la nueva versión incluye todos los cambios que se haya perdido. No es necesario instalar las versiones intermedias una a una. La migración de datos se realiza automáticamente.
Ni una sola línea. Diseña los formularios arrastrando y soltando, define quién realiza cada paso y en qué orden, y configura reglas con opciones como y / o / igual a / contiene / mayor que. Los elementos visuales (PDF o páginas web) se crean arrastrando y soltando con el ratón. Vea cómo funciona un ejemplo en la página Flujo de trabajo.
Sí. Los formularios que diseñe con tipos de campo avanzados, tablas y reglas dinámicas pueden usarse dentro de la empresa o publicarse en internet para cualquier persona. Los datos recopilados fluyen directamente a sus flujos de trabajo y procesos. Más detalles en la página Formularios.
Sí. Al definir los ciclos de vida de sus documentos, basta con añadir el usuario o usuarios externos a la tarea de firma. Cuando se llega a ese paso, la persona correspondiente recibe una notificación por correo electrónico y, una vez firmada, el proceso continúa donde se quedó.
Sí, sin límites. Con pasos síncronos o independientes, conjuntos de datos dinámicos y controles basados en reglas, puede modelar incluso el proceso más complejo y seguirlo de principio a fin. Los pasos pueden asignarse incluso a personas o grupos de otra empresa.
En todas partes. Incluso hay conexión MCP. En documentos, formularios, flujos de trabajo, expedientes de procesos, tareas y conjuntos de datos puede rellenar varios campos a la vez con un solo comando. Se admiten OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace y Ollama. Descubra: Soporte de IA.
No tienen por qué. Con Ollama puede ejecutar el modelo que quiera en su propio servidor; el contenido de los documentos nunca se envía fuera de la organización para el servicio de IA. Es la respuesta concreta a «Queremos IA, pero nuestros datos no deben salir de la empresa».
Conecta el asistente de IA que utilice con Documenos®. El usuario genera su propia clave de acceso y el asistente puede realizar operaciones en todos los módulos. El asistente trabaja con los permisos del propio usuario: no puede acceder a nada a lo que el usuario no tenga acceso, y cada operación queda registrada.
Sí. Mismo hardware, mismo software, varias empresas. Los datos de cada empresa se guardan en su propio espacio; los usuarios son comunes y una misma persona puede ser administrador en una empresa y empleado en otra. Más detalles en la página Infraestructura multiempresa.
La interfaz funciona en diez idiomas y el idioma se puede cambiar en cualquier momento desde la esquina superior derecha. Todo el contenido definido por el usuario, como plantillas de procesos, plantillas de correo electrónico, contenidos de campañas y textos de la base de conocimientos, también puede crearse en varios idiomas.
Con un solo clic. Conecta Google, Yandex, Bing, Azure, DeepL, LibreTranslate o sus propios modelos de IA. Si un servicio no responde, la traducción pasa automáticamente al siguiente; su flujo de trabajo nunca se detiene. Vea cómo se conectan en la página Servicios de traducción.
Hasta petabytes. Cientos de millones de activos digitales se gestionan con una ampliación horizontal ilimitada del clúster sin sacrificar el rendimiento; para ganar capacidad basta con añadir servidores. La arquitectura técnica está en la página Archivo a escala de petabytes.
Sí, y no solo por el nombre. Se indexan textos PDF, resultados de OCR, documentos de Office, datos EXIF y metadatos de vídeo. Aunque la frase que busca esté dentro de un documento escaneado, la encontrará.
Sí. Las conversaciones de los archivos de audio y vídeo añadidos al archivo se convierten en texto y se incorporan al índice de búsqueda. Desde el cuadro de búsqueda puede encontrar una sola frase dicha en la grabación de una reunión.
Sí. Los rostros de las fotos añadidas al archivo se detectan con IA y se emparejan automáticamente con rostros identificados previamente. Encuentre a una persona entre miles de fotos en segundos: Reconocimiento facial.
Sus contraseñas no pueden leerse ni siquiera con acceso directo al servidor. La autenticación multifactor (TOTP, correo electrónico, SMS), el almacenamiento cifrado de las contraseñas de recursos externos y un acceso a la base de datos estrictamente controlado son estándar. Más detalles en la página Cifrado.
Sí. Puede vincular el acceso al sistema de las personas o miembros de grupos que elija a rangos de IP concretos, días laborables autorizados y horarios definidos. Fuera del horario laboral y fuera de la oficina, la puerta está cerrada. Los usuarios desactivados o cuya hora de restricción de acceso haya llegado se desconectan automáticamente del sistema.
Capa a capa. Primero se comprueba el nivel de acceso, después el permiso de lectura de datos personales, luego el permiso para datos confidenciales y, por último, el derecho a realizar la operación; si falla un solo control, los datos no se muestran. Vea cómo funciona en la página Datos personales y confidenciales.
Hasta el nivel de fichero. Acceso por archivo documental, capa, carpeta y fichero; control detallado sobre la visualización, la edición y el uso compartido. Los permisos provienen de los grupos de seguridad y se definen por separado para cada empresa. Más detalles en la página Gestión de permisos.
No. Con el sistema de delegación, un usuario transfiere su trabajo a una o varias personas durante un periodo determinado, sin necesidad de definir permisos adicionales. En cada acción realizada por delegación queda registrado en nombre de quién se hizo.
Todo. Cientos de tipos de operaciones, desde la vista previa de un documento hasta un cambio de permisos, se registran con el usuario, la hora y los valores antiguos y nuevos. Los registros no se pueden editar ni eliminar desde la aplicación: el historial permanece tal como ocurrió. Más detalles en la página Registro detallado de eventos.
Sí. Crea enlaces con caducidad y límite de uso: validez de 1 hora a 1 año y, si es necesario, una sola visualización. Cuando vence el plazo o se supera el límite, el enlace se desactiva solo; cada visualización se registra con fecha, hora y dirección IP. Más detalles en la página Uso compartido seguro.
Por supuesto, e incluso hace más. Y en su propio servidor. Sus empleados guardan sus archivos y los comparten entre sí y con usuarios externos, mientras usted define cuotas, contraseñas y plazos por carpeta. La comodidad de Google Drive, Dropbox u OneDrive, con control corporativo.
Sí. Facturas, cuentas corrientes, inventario, banco, pedidos, compras, ventas, producción y gestión de almacenes en un solo lugar. También incluye cadenas de aprobación dinámicas basadas en reglas en compras, producción y ventas, listas de precios y stock reservado para el personal de ventas.
No. Conecta sus cuentas de correo personales y corporativas a Documenos® y lee y responde sus correos desde la misma pantalla. El calendario compartible, los enlaces de citas externos, la mensajería instantánea y las videollamadas con un clic desde el navegador están integrados en la plataforma.
Sí. Importa automáticamente usuarios desde Microsoft Active Directory y software de RR. HH., y archivos desde FTP y discos locales; funciona con archivos Excel, texto, XML y JSON y con bases de datos MariaDB, MS SQL, MySQL, PostgreSQL y SQLite. Más detalles en la página Fuentes de datos.
Envíe su solicitud, conozcámonos, definamos juntos el modelo de solución y pongamos en marcha el primer proyecto. Una oportunidad para empresas de software, consultores, proveedores de soluciones sectoriales y empresas de ERP/CRM de combinar su experiencia con una plataforma potente. Para solicitarlo, visite la página Conviértase en socio de soluciones.