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El módulo de archivo de la aplicación registra y preserva el patrimonio cultural de empresas e instituciones. Se utiliza para respaldar fuentes de información producidas como ejemplar único impreso; ofrecer acceso múltiple a fuentes de ejemplar único; reducir el coste del papel y del almacenamiento; implantar soluciones de gestión de contenidos empresariales; garantizar la conservación del archivo; proteger la integridad de los objetos digitales frente a la evolución tecnológica y permitir la visualización, el acceso y el uso de los recursos; y poner a disposición millones de libros, páginas, fotos, vídeos o grabaciones de audio, así como todo tipo de datos digitalizados, almacenados en bibliotecas y archivos documentales de la empresa o institución que nunca llegan al usuario desde sus estanterías o depósitos.
Las principales ventajas que su organización obtendrá en el archivado electrónico de documentos con esta aplicación son las siguientes: Gracias a la infraestructura de gestión de múltiples archivos, los procesos de digitalización de diferentes archivos se pueden gestionar simultáneamente en distintos niveles. El propósito de los materiales a obtener se puede determinar y gestionar fácilmente desde la interfaz de administración. Se obtienen posibilidades ilimitadas de acceso a los datos gracias a las API que proporcionan datos para diferentes aplicaciones. Gracias al sistema de múltiples archivos, se pueden tomar diferentes decisiones según la calidad requerida para cada proyecto. Los medios digitales y las opciones de acceso se pueden gestionar fácilmente. Se pueden gestionar las posibilidades que ofrece la digitalización a quienes accederán a este entorno. Dado que los entornos de almacenamiento de medios digitales son muy diversos, se pueden priorizar entornos lentos o rápidos, seguros o menos seguros según las necesidades y el presupuesto.
Conforme a la legislación de protección de datos personales, pueden aplicarse a cada archivo las opciones de seguridad más avanzadas en distintos niveles.
Las opciones de carga de datos en el archivo de registros electrónicos son muy variadas según las necesidades de la organización. Los registros electrónicos pueden cargarse mediante SOAP-API o REST-API. Con la configuración adecuada, la aplicación puede supervisar el servidor FTP o el espacio en DISCO que elija y archivar automáticamente el contenido guardado allí.
Gestiona los procesos de digitalización. Permite definir un número ilimitado de campos de índice dinámicos para cada archivo.
Gestiona los archivos físicos en niveles jerárquicos como edificio, sala, armario y estantería, junto con los tipos de elementos que contienen.
Además de la gestión de niveles de acceso, ofrece ajustes de acceso a nivel de archivo, capa y carpeta. Proporciona a los investigadores acceso temporal y controlado a los archivos.
Carga datos de forma continua y automática en el sistema de archivo desde espacios en disco o servidores FTP.
Distribuye los procesos de producción del archivo digital en varias capas, lo que garantiza la seguridad del proceso, simplifica los procesos complejos y permite medir el rendimiento.
Permite compartir documentos de forma segura con usuarios internos o externos.
Permite realizar desde el navegador decenas de funciones con fotos, como recortar, girar o ajustar el contraste, el color o la nitidez. También permite recortar fragmentos de vídeos para crear otros nuevos.
Proporciona estadísticas de uso del archivo, movimientos de ficheros y análisis de accesos.
Ofrece funciones de búsqueda y acceso basadas en permisos para documentos que contienen datos confidenciales o personales.
Los privilegios de acceso pueden configurarse de forma distinta para cada archivo y personalizarse por capa o carpeta.
Puede configurar con detalle quién puede acceder a cualquier material del archivo, cuándo y desde dónde, y si puede editar, descargar o compartir los datos a los que accede.
Hace que las imágenes añadidas al archivo sean localizables mediante OCR automático. Con ayuda de la inteligencia artificial (IA), convierte a texto el habla de los archivos de audio en más de 100 idiomas y permite buscar en los vídeos.
Permite a los usuarios gestionar sus documentos personales en carpetas privadas.
Puede gestionar varios archivos dentro de cada empresa. Cada archivo puede alojarse en un espacio de almacenamiento distinto y aplicar reglas y políticas de seguridad propias.
Puede aplicar OCR automático a los archivos e indexar automáticamente metadatos como IPTC y EXIF.
El contenido de un archivo puede importarse de forma automática y continua desde disco o desde un servidor FTP.
Documenos® ofrece todas las herramientas necesarias para llevar a cabo el trabajo de archivo como un proceso con métodos científicos.