Sistema de gestión de archivos

Archivo múltiple

OCR automático e indexación automática

Opciones de importación automática

Amplias opciones de seguridad

Conozca la Gestión de Archivos de Documenos®.

El módulo de archivo de la aplicación registra y preserva el patrimonio cultural de empresas o instituciones; realizar copias de seguridad de las fuentes de información producidas en un solo ejemplar en medios impresos; proporcionar acceso múltiple a recursos de copia única; reducción de los costos de almacenamiento y documentos en papel; implementación de soluciones de gestión de contenidos empresariales; proporcionar protección de archivos; mantener la integridad del objeto digital y garantizar la visualización, el acceso y el uso de los recursos frente a la tecnología cambiante; Se utiliza para poner a disposición millones de libros, páginas, fotografías, grabaciones de vídeo o audio y todo tipo de datos digitalizados que no pueden llegar al usuario desde los estantes o almacenes de datos almacenados en soportes como bibliotecas y archivos documentales de la empresa o institución.

Con esta aplicación, las competencias básicas que su institución obtendrá en el archivo de registros electrónicos son las siguientes: Gracias a la infraestructura de gestión de archivos múltiples, los procesos de digitalización se pueden gestionar en diferentes niveles para diferentes archivos al mismo tiempo, El propósito de los materiales que se obtendrán se puede determinar y administrar fácilmente desde la interfaz de administración, API que proporciona datos para diferentes aplicaciones Gracias a, se obtienen posibilidades ilimitadas de acceso a los datos, Gracias al sistema de archivos múltiples, se puede decidir de manera diferente la calidad adecuada para el propósito de cada proyecto por separado, Quién usará Este medio digital y las opciones de acceso se pueden gestionar fácilmente. Se pueden gestionar qué posibilidades de digitalización se ofrecerán a quienes lleguen a este entorno. Dado que los medios de almacenamiento de los medios digitales son muy diversos, lentos o rápidos, se pueden preferir entornos seguros o menos seguros según la necesidad y la preferencia de costos.

Las preferencias de seguridad más avanzadas se pueden aplicar en diferentes niveles para cada archivo cumpliendo con la ley de protección de datos personales.

Las opciones de carga de datos al archivo electrónico de registros son muy diversas de acuerdo con las necesidades de la institución. El registro electrónico se puede cargar en la aplicación con SOAP-API o REST-API. Con el ajuste que se realizará en la aplicación, la aplicación puede escuchar el servidor FTP o el área de DISCO que desee, y los contenidos grabados en estas áreas se pueden archivar automáticamente.

✅ Gestión de Procesos de Digitalización ✅ Gestión de Archivos Físicos ✅ Seguridad multicapa ✅ Carga automática de datos ✅ Arquitectura de varios niveles ✅ Publicar y compartir ✅ Opciones de edición de contenido ✅ Estadísticas e informes ✅ Configuración de búsqueda y privacidad ✅ Indexación automática ✅ Gestión de cartera personal

Características

Las características que más gustan a nuestros clientes

Proceso de digitalización
Gestión

Gestiona los procesos de digitalización. Permite la definición de un número ilimitado de campos de índice dinámico para cada archivo.

Archivo físico
Gestión

Gestiona archivos físicos en niveles jerárquicos como edificio, sala, gabinete, estante, junto con los tipos de activos que contienen.

Seguridad multicapa

Además de la gestión del nivel de acceso, proporciona configuraciones de acceso a nivel de archivo, capa y carpeta. Proporciona acceso temporal y controlado a archivos para investigadores.

Carga automática de datos

Carga datos de forma continua y automática al sistema de archivo desde áreas de almacenamiento en disco o servidores FTP.

Arquitectura de varios niveles

Proporciona seguridad de procesos al distribuir los procesos de producción de archivos digitales en múltiples capas, simplifica procesos complejos y permite medir el desempeño.

Publicar y compartir

Proporciona la capacidad de compartir documentos de forma segura con usuarios internos o externos.

Opciones de edición de contenido

Permite realizar decenas de funciones como recortar, rotar, ajustar el contraste, el color o la nitidez en las fotografías desde el navegador web. Le permite obtener nuevos videos recortando ciertos intervalos en los videos.

Estadísticas e informes

Proporciona estadísticas de uso de archivos, movimientos de archivos y análisis de acceso.

Configuración de búsqueda y privacidad

Proporciona funciones de acceso y búsqueda basadas en autorización a documentos que contienen datos personales o confidenciales.

Amplias opciones de seguridad

Los privilegios de acceso de cada archivo se pueden configurar de forma diferente. Se puede personalizar por capas o por carpetas.

Opciones flexibles de acceso y uso compartido

Se puede establecer en detalle quién puede acceder a cualquier material del archivo, cuándo y dónde, y si está autorizado a editar, descargar o compartir los datos a los que accede.

Indexación automática

Hace que las imágenes agregadas al archivo se puedan buscar mediante la realización de OCR automático. Convierte voz en archivos de audio en texto para más de 150 idiomas con la ayuda de inteligencia artificial (IA) y permite realizar búsquedas en videos.

Gestión de cartera personal

Permite a los usuarios administrar sus documentos personales en carpetas personalizadas.