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¿Quién hizo qué, cuándo y dónde?
Documenos® reúne los registros que siguen los detalles de accesos y operaciones en un único espacio "Registros". Se registran cientos de tipos de operaciones, desde el inicio de sesión hasta los cambios de permisos, y desde la vista previa de un documento hasta el traslado de un archivo en el archivo.
Inicios/cierres de sesión, cambios de permisos de usuarios y grupos, delegaciones, ajustes de integración y configuración. Todos los detalles del registro se ven con un clic.
Movimientos de documentos, procesos, flujos de trabajo y tareas: visualización, descarga, uso compartido, devolución, cancelación, reenvío, comentarios, adjuntos y verificación de firma.
Carga, descarga, traslado, copia, eliminación, restauración, uso compartido y OCR, junto con la ubicación del archivo antes y después de la operación.
Alta, actualización y renovación de contratos, cambios de estado y edición de cláusulas.
El registro de Drive también muestra los accesos a carpetas compartidas y los intentos de acceso fallidos; los cambios en el contenido del sitio web también se registran por separado.
También se supervisan las tareas que el usuario no ve: si un correo no se envió o un servicio dio error, encontrará la causa en el registro.
Seguimiento y gestión detallados de los recordatorios de procesos: módulo, usuario, prioridad, estado, fecha de inicio y de finalización.
Envíos de correo, SMS y e-Documentos: destinatario, asunto, hora de puesta en cola y de finalización, y resultado.
Mensajes de los servicios en segundo plano, estado de las operaciones del servicio de archivo e información de servidor, usuario e IP de los errores producidos.
Para ver el historial de un documento, proceso, contrato o carpeta del archivo no necesita ir a la pantalla de Registros: el registro se abre directamente desde el propio elemento.
Cada pantalla de registros requiere un permiso propio; los registros del archivo se filtran además por archivo y nivel. Cada persona ve solo los registros que está autorizada a ver.
Los registros se ofrecen solo para lectura; ninguna pantalla permite modificar ni eliminar una entrada. El historial permanece tal como fue.
Seguimiento del rendimiento corporativo con resúmenes del contenido del archivo, informes de análisis de procesos e informes de análisis del contenido de documentos. Las operaciones del archivo se resumen automáticamente a diario y mensualmente por usuario, archivo, nivel y operación.
Informes que se pueden detallar según las necesidades de cada usuario: filtros de rango de fechas y de columnas en cada pantalla y vistas dinámicas en los informes de análisis.
