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Comparta y decida usted con quién, durante cuánto tiempo y cuántas veces.
Colabore de forma segura compartiendo documentos con usuarios externos mediante enlaces con caducidad y límite de uso o por correo electrónico, y mantenga un acceso controlado al contenido compartido.
Los presupuestos, pedidos, albaranes de stock y órdenes de producción se comparten como PDF generado con la plantilla que elija. Se pueden compartir varios documentos a la vez.
Cada uso compartido tiene un periodo de validez y un límite de descargas o visualizaciones. Cuando vence el plazo o se supera el límite, el enlace deja de ser válido automáticamente; no necesita revocarlo.
1 hora, 1 día, 1 semana, 1 mes o 1 año.
1, 10, 100 o ilimitado. Límite de visualizaciones para documentos: si es necesario, un documento puede verse una sola vez.
Antes de descargar, el destinatario ve quién lo compartió, las fechas de uso compartido y de caducidad, el límite y la descripción.
En Drive no comparte un archivo, sino una carpeta: el usuario externo dispone de su propio espacio de trabajo en ella.
Puede compartir una carpeta de su espacio Drive con otros usuarios de Documenos® o con una dirección de correo electrónico.
La contraseña se envía al usuario externo por correo electrónico. Los intentos fallidos reiterados bloquean temporalmente el acceso.
Uso compartido de solo lectura o con escritura: cargar y eliminar solo es posible con permiso de escritura.
Definiendo una cuota para la carpeta, puede limitar el tamaño total de los archivos que la otra parte puede cargar.
Puede fijar libremente la fecha de fin del uso compartido de la carpeta o dejarlo sin plazo. El usuario externo puede previsualizar y descargar los archivos en el navegador.
Cada visualización y descarga se registra con fecha, hora y dirección IP; en su lista de elementos compartidos ve el estado de cada enlace y el número de descargas. Los accesos del usuario externo a la carpeta, los intentos fallidos y los archivos cargados y eliminados aparecen en el registro de Drive.
Poder ver un documento no implica poder compartirlo; el uso compartido se concede con un permiso aparte. Los administradores ven y pueden finalizar todos los documentos compartidos de la organización desde una sola pantalla; cada uso compartido queda registrado en el registro del sistema.
