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La gestión documental de Documenos® va más allá de la gestión de documentos: analiza sus datos y genera estadísticas relevantes que respaldan decisiones empresariales mejor fundamentadas. Registra cada operación y ofrece análisis para aumentar la eficiencia y automatizar sus procesos, lo que permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos estratégicos de forma más rápida y eficaz.
La transformación digital no puede completarse sin la gestión de procesos. Documenos® le ofrece un sistema de gestión documental y un sistema de gestión de procesos integrados al 100 %, dotados de métodos totalmente nuevos, flexibles y sencillos.
Permite crear un cuadro de clasificación por tipo de documento y organizar todos los documentos en una estructura estándar.
Define campos personalizados para distintos tipos de documentos y facilita su gestión según las necesidades de cada uno.
Gestiona los plazos de conservación de los documentos y supervisa los procesos automáticos de archivo o destrucción.
Ofrece funciones de listas y uso compartido para distribuir fácilmente documentos a grupos o usuarios concretos.
Define quién puede acceder a un documento y refuerza la seguridad asignando niveles de acceso específicos a usuarios o grupos.
Define los procesos de firma digital y aprobación de documentos, garantizando que cada paso sea trazable y seguro.
Permite crear plantillas de documentos y formularios adaptadas a sus necesidades y editarlas fácilmente con una interfaz de arrastrar y soltar.
Agiliza los procesos con la carga y el archivo masivos de documentos desde carpetas concretas o archivos adjuntos de correo electrónico.
Facilita el seguimiento y la organización de los procesos de negocio mediante la definición de tareas relacionadas con los documentos.
Diseñe formularios complejos formados por campos y tablas, conectados a las fuentes de datos que elija.
Defina quién realiza cada acción en los formularios y en qué orden. Es posible diseñar el ciclo de vida de cada formulario con posibilidades ilimitadas y las opciones más flexibles.
Cree las reglas que desee para la preparación de formularios. Sin escribir una sola línea de código, puede construir reglas complejas con opciones como y / o / igual a / contiene / no contiene / mayor que / menor que / empieza por.
Al publicar sus formularios, puede restringirlos a un departamento o grupo concreto o hacerlos accesibles en Internet para que el público pueda rellenarlos y su organización pueda seguir sus procesos de negocio a través de ellos.
Analice en cualquier momento la información de los formularios. Obtenga los informes que necesite sobre los datos de formularios mediante tablas dinámicas.
Archive sus documentos y procese sus datos según las reglas que desee. Además, con las capacidades del módulo de archivo digital puede archivar automáticamente todo tipo de datos y ponerlos a disposición desde fuentes ilimitadas.
Ofrece disparadores (correo electrónico, SMS, exe, API, etc.) para los eventos que se producen a lo largo del ciclo de vida de los documentos (creación, aprobación, firma, devolución, rechazo, finalización). Además, puede supervisar sus buzones corporativos y crear documentos a partir de los correos entrantes.
Permite a usuarios internos y externos añadir firmas electrónicas en los procesos documentales.