Sistema de Gestión Documental

Gestión de planes de archivos estándar

Gestión de tipos de documentos

Gestión de planes de almacenamiento

Listas de distribución

Conozca la Gestión Documental de Documenos®.

Documenos® Document Management va más allá de la gestión de documentos y analiza sus datos y produce estadísticas significativas. Estas estadísticas le ayudan a tomar decisiones comerciales más informadas. Registra cada transacción y proporciona análisis para aumentar la eficiencia y automatizar sus procesos. Por tanto, permite a las organizaciones alcanzar sus objetivos estratégicos de forma más rápida y eficaz.

La transformación electrónica no se puede completar sin la gestión de procesos. Documenos® le ofrece un sistema de gestión de documentos y un sistema de gestión de procesos 100% integrados entre sí y equipados con métodos completamente nuevos, flexibles y sencillos.

✅ Gestión de planes de archivos estándar ✅ Gestión de tipos de documentos ✅ Gestión de planes de almacenamiento ✅ Listas de distribución ✅ Gestión de permisos de acceso ✅ Gestión de la cadena de firma y aprobación ✅ Plantillas gratuitas de texto y formulario ✅ Crear documentos masivos ✅ Gestión de tareas documentales ✅ Activadores de eventos de documentos ✅ Soporte de firma electrónica

Características

Las características que más gustan a nuestros clientes

Gestión de planes de archivos estándar

Brinda la oportunidad de crear un plan de archivos según los tipos de documentos y organizar todos los documentos en una estructura estándar.

Gestión de tipos de documentos

Define campos personalizados para diferentes tipos de documentos y facilita la gestión de cada tipo de documento según sus necesidades.

Gestión de planes de almacenamiento

Gestiona los periodos de conservación de los documentos y sigue procesos automáticos de archivo o destrucción.

Listas de distribución

Ofrece funciones de listado y uso compartido para distribuir fácilmente documentos a grupos o usuarios específicos.

Gestión de permisos de acceso

Define quién puede acceder al documento; aumenta la seguridad asignando niveles de acceso específicos a usuarios o grupos

Gestión de la cadena de firma y aprobación

Define procesos de firma digital y aprobación de documentos; garantiza que cada paso sea rastreable y seguro.

Plantillas gratuitas de texto y formulario

Le permite crear plantillas de documentos y formularios que se adapten a sus necesidades y editarlas fácilmente con una interfaz de arrastrar y soltar.

Crear documentos masivos

Acelera los procesos con la función de carga y archivado masivo de documentos desde carpetas específicas o archivos adjuntos de correo electrónico.

Gestión de tareas documentales

Facilita el seguimiento y la organización de los procesos comerciales al definir tareas relacionadas con los documentos.

Diseñar los formularios

Puede diseñar formularios complejos que consten de campos y tablas conectándolos a las fuentes de datos que desee.

Definir rutas

Defina quién realizará qué acción y en qué orden en los formularios. Es posible diseñar el ciclo de vida de cada forma con posibilidades ilimitadas y las opciones más flexibles.

Dar forma a las reglas

Du kan skapa regler som du vill så att blanketterna kan förberedas. Du kan komplicera dina regler utan att skriva en enda rad kod och använda olika alternativ som och / eller / lika med / innehåller / innehåller inte / större än / mindre än / börjar med.

Publicar local o Internet

Al publicar sus formularios, puede hacerlos específicos para una determinada unidad o grupo, o puede hacerlos accesibles en Internet para que el público pueda completar el formulario y seguir los procesos comerciales en su organización con estos formularios.

Vea cómo funciona la interfaz de gestión de documentos de Documenos®.

Analizar

Podrá analizar la información contenida en los formularios en cualquier momento. Puede obtener los informes que desee para los datos del formulario en tablas dinámicas.

Archivo

Puede archivar su documento y procesar datos según las reglas que desee. Además, utilizando las capacidades del módulo de archivo digital, puede archivar y poner a disposición automáticamente todo tipo de datos de fuentes ilimitadas.

Activadores de eventos de documentos

Proporciona activadores (correo, sms, exe, api, etc.) para eventos que ocurren durante el ciclo de vida de los documentos (creación, aprobación, firma, devolución, rechazo, finalización). También le permite crear documentos a partir de correos electrónicos entrantes escuchando sus correos electrónicos corporativos.

Soporte de firma electrónica

Brinda la oportunidad a los usuarios internos y externos de agregar firmas electrónicas a los procesos de documentos.