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En Documenos®, dentro de la gestión de archivos existen varios conceptos relacionados con la "Seguridad". Documenos® utiliza cuatro conceptos de seguridad distintos: nivel de acceso, datos personales, datos confidenciales y permisos de operación. A continuación se comparan estos conceptos según puedan configurarse para un archivo del sistema, una capa del archivo, una carpeta del archivo y un fichero individual.
Al comprobar la autorización de acceso a los datos, primero se verifica el nivel de acceso. Si el nivel de acceso del usuario es suficiente, se comprueba si los datos contienen datos personales. En caso afirmativo, se verifica entonces el nivel de permiso del usuario para leer datos personales. Lo mismo se hace con los datos confidenciales. Por último, se realiza la misma comprobación para la autorización de operación. Si todas las comprobaciones conceden la autorización, se permite el acceso a los datos. Veamos cada uno de ellos por orden:
Cada archivo tiene su propio nivel de acceso. El nivel de acceso varía según las necesidades de su empresa/institución y puede estructurarse como usted desee. Se configura quién puede acceder a un nivel de acceso determinado. Se asigna un nivel de acceso a un archivo completo o a una carpeta concreta y a todas sus subcarpetas dentro del archivo. Las personas no pueden acceder a registros que no se ajusten a su nivel de acceso. Para obtener información más detallada sobre cómo definir niveles de acceso para fondos y carpetas, consulte los temas relacionados.
Un archivo completo, una carpeta concreta junto con sus subcarpetas o un fichero individual pueden marcarse como "contiene datos personales". Los datos personales son la segunda capa más importante en el control de autorizaciones. Marcar o no un dato como personal es una decisión que debe tomarse íntegramente según los criterios que establezcan los responsables de su empresa/institución.
Un archivo completo, una carpeta concreta junto con sus subcarpetas o un fichero individual pueden marcarse como "contiene datos confidenciales". Los datos confidenciales son la tercera capa más importante en el control de autorizaciones. Marcar o no un dato como confidencial es una decisión que debe tomarse íntegramente según los criterios que establezcan los responsables de su empresa/institución.
Los permisos de operación en los archivos forman una amplia lista de decenas de definiciones detalladas agrupadas en dos categorías: permiso de edición y permiso de visualización. Estos permisos pueden asignarse a todo el archivo, a todo el contenido de una capa concreta y a todo el contenido de una carpeta concreta de una capa concreta. No se pueden definir permisos de operación para ficheros individuales. Los permisos de operación se conceden a las carpetas del nivel más bajo.