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Documenos® es una plataforma de transformación digital flexible y fácil de usar que acompaña a las empresas de principio a fin en su proceso de transformación digital.
Diseñe formularios complejos compuestos por campos y tablas, conectados a las fuentes de datos que desee.
Defina quién realiza cada acción en un formulario y en qué orden. Es posible diseñar el ciclo de vida de cada formulario con posibilidades ilimitadas y las opciones más flexibles.
Cree las reglas que necesite para completar formularios. Sin escribir una sola línea de código, puede construir reglas complejas con opciones como y / o / igual a / contiene / no contiene / mayor que / menor que / empieza por.
Obtenga los informes que desee sobre datos de documentos, procesos, formularios, flujos de trabajo o tareas mediante paneles de BI o tablas dinámicas.
Documenos ofrece un sistema de gestión documental adaptable y fácil de usar que gestiona documentos e información de forma conjunta.
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Documenos es una solución que permite a las organizaciones digitalizar procesos de negocio simples o complejos, vincularlos a reglas y supervisarlos de principio a fin, con una integración del 100 % con los demás módulos de la plataforma (gestión de documentos, formularios y tareas).
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Documenos es una solución flexible que permite a las organizaciones digitalizar flujos de trabajo complejos y modelarlos, supervisarlos y optimizarlos con una arquitectura totalmente sin código (no-code).
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En el módulo de gestión de formularios de Documenos, defina sus campos con una amplia variedad de tipos de campo, cree tablas, establezca reglas, arrastre y suelte, aplique formato y publique en internet o utilice dentro de su empresa. Incorpore los formularios recopilados a sus flujos de trabajo y procesos. Analice los datos.
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La gestión de tareas de Documenos funciona con una integración del 100 % con los módulos de gestión documental, procesos, flujos de trabajo y gestión de calidad.
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Documenos está diseñado para cubrir las necesidades de archivo tanto digital como físico desde un único centro. El sistema archiva automáticamente datos procedentes de fuentes ilimitadas y almacena de forma segura enormes volúmenes de datos a escala de petabytes.
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¿Necesita un producto como Google Drive, Dropbox u OneDrive que funcione sobre los sistemas de almacenamiento de su organización, donde sus empleados puedan guardar los datos sensibles que generan y compartirlos de forma segura entre ellos o con usuarios externos? Documenos es la aplicación para su empresa.
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Documenos le permite redactar contratos en colaboración con sus empleados, directivos y personas externas. Documenos envía automáticamente un enlace a la dirección de correo electrónico de su abogado o de la otra parte del contrato. Mediante el enlace, el contrato puede editarse o comentarse. Crear contratos nunca ha sido tan fácil. Impulse su negocio con la gestión inteligente de contratos de Documenos.
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Todo lo que espera de una aplicación de contabilidad está aquí: facturas, cuentas corrientes, inventario, cuentas de ingresos y gastos, bancos, pedidos, compras, ventas, producción y gestión de almacenes. Un sistema dinámico de aprobación por parte de la dirección basado en reglas para compras, producción y ventas. Gestión de listas de precios. Gestión de stock reservado para el personal de ventas. Y muchas más funciones.
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Documenos cuenta con una infraestructura funcional para gestionar todas sus normas de calidad en un solo lugar: preparar documentos, archivos, formularios, encuestas y cualquier otro contenido, crear revisiones, gestionar citas y números de artículo relacionados, gestionar revisiones, someterlas a la aprobación de la dirección y publicarlas en internet o en la intranet.
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Gestión de clientes potenciales, acciones de clientes, equipos de ventas, campañas de correo electrónico y SMS.
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Documenos cuenta con un sistema de gestión de contenidos flexible y potente que le permite crear y gestionar sitios web arrastrando y soltando, sin necesidad de conocimientos de programación.
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Documenos ofrece una plataforma de análisis empresarial que convierte los datos brutos recopilados de distintas fuentes en informes interactivos y paneles visuales.
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Puede gestionar varios archivos dentro de cada empresa. Cada archivo puede alojarse en un almacenamiento de datos distinto y aplicar reglas y políticas de seguridad diferentes.
Puede aplicar OCR automático a los archivos e indexar automáticamente datos como IPTC y EXIF.
Los privilegios de acceso pueden configurarse de forma distinta para cada archivo y personalizarse por niveles o carpetas.
Funciona en pleno cumplimiento de todas las normas de archivo establecidas por los organismos internacionales. Usted decide dónde y cómo archivar e indexar.
Las firmas electrónicas se generan en los formatos XAdES, CAdES, PAdES y JAdES definidos por eIDAS, mediante la biblioteca DSS desarrollada por la Comisión Europea. Se admiten cuatro niveles; las firmas de nivel LTA pueden validarse incluso muchos años después.
Durante la firma, el titular del certificado se compara con el usuario del sistema. Si el número de identificación o el nombre completo del certificado no coinciden con el registro del usuario asignado a la tarea, la firma se rechaza.
La firma no es una tarea independiente realizada en otra aplicación; es un paso de la cadena de aprobación. Mientras las aprobaciones internas de un documento avanzan con un clic, los pasos con efectos jurídicos pueden completarse con firma electrónica.
El formato, el nivel, el empaquetado, el contenedor y el algoritmo de resumen de la firma se configuran a nivel de organización. Cuando estos ajustes se definen como obligatorios, el usuario no puede apartarse de los estándares y los documentos se firman conforme al mismo estándar.
Se admiten todos los proveedores de IA habituales: OpenAI, Azure AI, Google Gemini, Google Vertex, HuggingFace y Ollama. Con Ollama puede ejecutar el modelo que desee en su propio servidor, de modo que el contenido de los documentos no sale al exterior para un servicio de IA. Puede definir simultáneamente un número ilimitado de conexiones y elegir un modelo distinto para cada una.
Documenos® incluye un endpoint MCP (Model Context Protocol). El usuario genera su propia clave de acceso y su asistente de IA puede conectarse a Documenos® y realizar operaciones en todos los módulos.
El asistente trabaja con los propios permisos del usuario. El asistente de IA no puede acceder a ningún dato ni permiso al que el usuario no tenga acceso. Las operaciones realizadas pasan por los mismos controles de autorización y quedan registradas.
La voz de los archivos de audio y vídeo añadidos al archivo se convierte en texto en más de 100 idiomas y se incorpora al índice de búsqueda. Así puede encontrar mediante una búsqueda una frase concreta mencionada en la grabación de una reunión.
Documenos® proporciona soporte de inteligencia artificial (IA) en todas las áreas de creación de contenido (entrada de datos) para documentos, formularios, flujos de trabajo, expedientes de procesos, tareas y conjuntos de datos.
Puede definir comandos de IA que procesan y generan datos a partir de la información introducida en campos de formulario creados dinámicamente. Así, los usuarios aprovechan al máximo la IA al crear formularios.
Los rostros humanos de las fotos añadidas al archivo pueden detectarse con ayuda de la IA y emparejarse automáticamente con rostros identificados previamente.
Se pueden añadir comandos de IA a todas las pantallas de entrada de contenido. Usted describe con frases qué debe hacer el comando. Cada comando puede definirse indicando de qué campos toma la información y en qué campos escribe el resultado. Así, con un solo comando se pueden actualizar varios campos a la vez.
Configura sus cuentas de correo personales y corporativas en Documenos® (con servidor, puerto, tipo de seguridad e intervalo de comprobación) y, desde la misma pantalla, lee sus correos, abre los adjuntos, responde y envía mensajes nuevos. Ya no tendrá que gestionar el documento en Documenos® y la correspondencia relacionada en otro programa.
Inicie con un solo clic una videollamada con la persona con la que está chateando. La cámara y el micrófono pueden activarse y desactivarse durante la llamada. Las llamadas se realizan entre usuarios directamente en el navegador. Las llamadas atendidas y perdidas quedan registradas.
Puede definir salas de reuniones, prioridades y tipos de reunión con duración predeterminada, y crear citas periódicas. Puede compartir su calendario con varias personas y conceder a cada usuario permisos de solo lectura o de edición. Así puede delegar la gestión de su agenda en su asistente.
Puede enviar por correo electrónico un enlace de reserva de un solo uso a personas que no tienen cuenta en el sistema. La otra parte crea su propia cita en el horario que le convenga. El enlace tiene un periodo de validez y se cierra una vez utilizado. La otra parte no necesita instalar nada ni registrarse en el sistema.
Se puede definir un proveedor de SMS por organización y se admiten distintos proveedores de servicios SMS. Los SMS pueden utilizarse en notificaciones, disparadores de eventos de formularios y en la autenticación multifactor. Los envíos se ponen en cola y se conserva un historial.
Los usuarios pueden enviarse mensajes instantáneos desde cualquier pantalla. Los mensajes se guardan para quienes no han iniciado sesión, el número de mensajes no leídos se muestra como una insignia y los usuarios conectados aparecen en la parte superior de la lista. Existe un remitente «Sistema» independiente para las notificaciones del servidor y de los administradores.
Sus búsquedas no se limitan a los nombres de archivo. Se indexan los textos de PDF, los resultados de OCR de imágenes, los documentos de Office, los datos EXIF y los metadatos extraídos de vídeos. La voz de audios y vídeos se convierte en texto y pasa a ser buscable.
Organice campañas de correo electrónico y SMS para todos sus contactos o para los de las carpetas que elija. Cada contacto recibe el contenido en su propio idioma; haga seguimiento de los correos abiertos y mida el rendimiento de sus campañas.
Conecta tu calendario de Documenos® con Google Calendar, Outlook / Microsoft 365, iCloud u otros calendarios CalDAV. Las citas se sincronizan automáticamente en uno o ambos sentidos; si lo prefieres, en el calendario externo aparecen solo como "Ocupado".
