Belastning...
I Documenos® finns det flera begrepp som används för "Säkerhet" inom arkivhanteringen. Documenos® använder fyra olika säkerhetskoncept: åtkomstnivå, personuppgifter, konfidentiella uppgifter och åtgärdsbehörigheter. Nedan jämförs dessa koncept utifrån om de kan ställas in för ett arkiv i systemet, ett lager i arkivet, en mapp i arkivet och en enskild fil.
När behörigheten för dataåtkomst kontrolleras kontrolleras först åtkomstnivån. Om användarens åtkomstnivå är tillräcklig kontrolleras om uppgifterna innehåller personuppgifter. Om så är fallet kontrolleras sedan på vilken nivå användaren har behörighet att läsa personuppgifter. Samma sak görs för konfidentiella uppgifter. Slutligen görs samma kontroll för åtgärdsbehörighet. Om behörighet ges i alla kontroller beviljas åtkomst till uppgifterna. Låt oss gå igenom dem i tur och ordning:
Varje arkiv har en egen åtkomstnivå. Åtkomstnivån varierar efter ditt företags/din organisations behov och kan struktureras som du vill. Du ställer in vilka som har tillgång till en viss åtkomstnivå. En åtkomstnivå tilldelas ett helt arkiv eller en viss mapp och alla dess undermappar i arkivet. Personer kan inte komma åt poster som inte motsvarar deras åtkomstnivå. Mer detaljerad information om hur åtkomstnivåer definieras för arkivbildare och mappar finns i de relaterade avsnitten.
Ett helt arkiv, en viss mapp tillsammans med dess undermappar eller en enskild fil kan markeras som "innehåller personuppgifter". Personuppgifter är det näst viktigaste lagret i behörighetskontrollen. Huruvida en uppgift ska markeras som personuppgift avgörs helt utifrån kriterier som fastställs av ansvariga i ditt företag/din organisation.
Ett helt arkiv, en viss mapp tillsammans med dess undermappar eller en enskild fil kan markeras som "innehåller konfidentiella uppgifter". Konfidentiella uppgifter är det tredje viktigaste lagret i behörighetskontrollen. Huruvida en uppgift ska markeras som konfidentiell avgörs helt utifrån kriterier som fastställs av ansvariga i ditt företag/din organisation.
Åtgärdsbehörigheterna i arkiven utgör en omfattande lista med dussintals detaljerade behörighetsdefinitioner under två rubriker: redigeringsbehörighet och visningsbehörighet. Dessa behörigheter kan tilldelas hela arkivet, allt innehåll i ett visst lager och allt innehåll i en viss mapp i ett visst lager. Åtgärdsbehörigheter kan inte definieras för enskilda filer. Åtgärdsbehörigheter ges till mapparna på lägsta nivå.