Belastning...
Följ automatiskt e-post som kommer till företagets konton och skapa enkelt arbetsflöden.
Förfrågan, klagomål eller ansökan: varje e-postmeddelande till företagets adresser hamnar i en lista i Documenos®, ses av den ansvariga och blir ett registrerat ärende.
En bakgrundstjänst läser dina brevlådor med de intervall du anger; samma e-postmeddelande hämtas aldrig två gånger.
E-postmeddelandet sparas med alla bilagor i listan "Inkommande e-post"; de ansvarigas skärm uppdateras direkt.
Den ansvariga förhandsgranskar e-postmeddelandet och bilagorna och bestämmer vilken mall det ska hanteras med.
Med ett klick blir det ett dokument eller ett startat arbetsflöde, och godkännandekedjan löper vidare därifrån.
Anslut till företagets e-postserver via IMAP eller POP3 och välj server, port och autentiseringstyp.
Med alternativen SSL och STARTTLS upprättas anslutningar över TLS 1.2 / 1.3.
Kontrollera med ett klick att brevlådan går att nå innan du sparar inställningarna.
Så många adresser per företag som du behöver, var och en med ett eget kontrollintervall i minuter.
Med IMAP hämtas endast olästa meddelanden, som därefter markeras som lästa på servern; meddelanden på servern flyttas eller raderas inte. Varje brevlåda tilldelas de avdelningar, grupper och användare som ska granska och hantera meddelandena.
Definiera flera mallar för varje brevlåda; den ansvariga väljer den som passar meddelandet.
Ett dokument skapas med den valda formulärmallen. Meddelandets ämne, avsändaradress och innehåll skrivs in i de formulärfält du anger, och bilagorna läggs till i dokumentet. Ägande avdelning och godkännandekedja hämtas från mallen eller anges separat; dokumentnummer och PDF skapas automatiskt.
Det valda arbetsflödet startar från sitt första steg med avsändare, ämne och innehåll. Arbetsflödets utlösare körs och de tilldelade får sina vanliga aviseringar.
För att komma igång snabbt finns även "Formulär för förfrågan via e-post" (FRM-072) bland formulärmallarna.
E-postmeddelanden blir inte dokument av sig själva; en behörig person ser och hanterar vart och ett. Onödiga meddelanden kan du ignorera (inte längre aktuellt, förfrågan återkallad) eller radera (skräppost, ofullständig information, irrelevant). Status för flera meddelanden kan ändras på en gång.
Förhandsgranska meddelandet och bilagorna i webbläsaren och ladda ned alla bilagor på en gång.
Fritextsökning på datum, avsändare, ämne, mottagare och meddelandets innehåll.
Att se och redigera inställningar samt att se och hantera alla brevlådor ges genom separata behörigheter.
