Belastning...
Hur signerings- och godkännandekedjor fungerar
Documenos® arbetsflödessystem skiljer sig från sina motsvarigheter runt om i världen i många aspekter. Documenos® arbetsflödeshanteringssystem förtjänar fullt ut adjektivet "flexibel". Eftersom tekniken att modellera arbetssteg har unika möjligheter. Eftersom den arbetar med en organisationsdiagramorienterad arkitektur och har ett mycket stort konceptbibliotek kan arbetsflöden i stora strukturer bestående av hundratals, till och med tusentals enheter och tiotusentals anställda hanteras mycket enkelt med en enda modell.
I Documenos® signatur- och godkännandekedjor kan uppgifter definieras individuellt eller som en grupp, med en flexibel modell beroende på de 100 % dynamiska förutsättningarna du bestämmer. Du kan modellera alla de möjligheter du kan behöva i affärslivet, utan att skriva någon kod, genom att helt enkelt mata in data i definitionsskärmarna. Låt oss först kortfattat förklara tre olika exempel för att förstå hur systemet fungerar. Den första är en enkel signatur- och godkännandekedja i fem steg, som alla är "Single Task":
I exemplet ovan innehåller alla steg enstaka uppgifter. Bara för att det finns ett gruppkonto i det fjärde steget betyder det inte att detta steg är en gruppuppgift.
För att en uppgift ska vara en gruppuppgift måste mer än en person utföra uppgiften i det steget.
I exemplet ovan betyder det inte att ha ett "Säkerhetsgrupp"-konto i steg 4 att alla medlemmar i denna grupp måste utföra uppgiften när dokumentet når detta steg. Dokumentet sparas i inkorgen till alla som är medlemmar i denna säkerhetsgrupp. När någon i gruppen slutför uppgiften tas hela dokumentet bort från deras inkorg. Så egentligen är denna uppgift en enda uppgift. Allt som krävs är en person för att slutföra uppgiften för att dokumentet ska gå vidare till nästa steg. Fördelen med att använda gruppkonton för enstaka uppgifter är inte att göra operationen beroende av en person, utan att säkerställa att vilken lämplig gruppmedlem som helst kan utföra operationen.
Det andra exemplet nedan visar en femstegssignatur- och godkännandekedja:
Till skillnad från det första exemplet är uppgiften i det 3:e steget en gruppuppgift. När enhetschefen i steg 2 slutfört sin uppgift distribueras dokumentet samtidigt till personerna/grupperna i detta steg. Dessa tre personer/grupper ansvarar för att uppdraget utförs samtidigt.
Vad är egentligen syftet med gruppuppgiften?
Låt oss säga att detta är ett "Uppdragsformulär", i steg ett skapade användaren ett dokument för att gå till uppgiften och vidarebefordrade det till en administratör för godkännande. Chefen godkände det och i det tredje steget skickades det vidare till två olika grupper som heter "Reseteam" och "Redovisningsteam" och HR-chefen samtidigt. "Reseteamet" ordnar biljetter och hotellbokningar. "Redovisningsteamet" däremot överför pengar till kamratpersonalens konto om den anställde som ska gå i tjänst har begärt förskottspengar. Personalchefen vidtar endast åtgärder för att arkivera tjänsteformuläret i personalregistret.
Om dessa tre olika person-/gruppkonton var tvungna att göra transaktioner, som i det första exemplet, skulle åtminstone "Reseteamet" och "Redovisningsteamet" bli försenade med att göra transaktioner eftersom de skulle behöva vänta på varandra. Att definiera gruppuppgifter på detta sätt så att arbetet kan utföras samtidigt kommer att underlätta.
När går uppgiften till nästa steg?
När du till exempel definierade en gruppuppgift definierade du 5 olika personer/grupper i detta steg. För det första behöver var och en av dessa 5 uppgifter inte vara densamma, vissa kan skriva under, vissa kan initiala, vissa kan godkänna och vissa kan göra det som behövs. Alla dessa 5 roller är ett användarkonto eller enhetsadministratör eller gruppkonto etc. kan det vara. När en gruppuppgift kommer att anses vara avslutad bestäms av en definition du bestämmer.
Om du vill kan du säga åt alla steg i gruppen att avsluta sitt jobb. I det här fallet väntar uppgiften på att alla steg i gruppen har slutförts innan den går till nästa steg. Ett exempel på detta kan vara i kommissionsbeslut. Låt oss säga att ett dokument har gått igenom vissa steg och måste distribueras för att alla medlemmar i en kommitté ska kunna skriva under. I det här fallet kan du lägga till kommissionsmedlemmarna i gruppuppgiften och ange att alla måste slutföra processen som regel. Kan vi inte låta ledamöterna i kommissionen skriva under en efter en? Visst är det möjligt, men i det här fallet blir den totala tiden längre. Då och då, om en kommissionsledamot fortsätter att underteckna dokumentet av någon anledning, kommer alla att vänta på den medlemmen.
Ett annat alternativ för att en gruppuppgift ska anses vara klar är att överväga att slutföra N uppgifter från stegen i gruppen som tillräckligt för att detta steg ska anses avslutat. Låt oss säga att du har ett beslutsdokument för styrelsemöten. Det finns 10 ledamöter i styrelsen och det räcker för att dessa beslut ska träda i kraft om 5 personer skriver under dem. I det här fallet kan du ta med styrelsemedlemmarna i gruppen och ange att gruppregeln räcker för att klara 5 uppgifter.
Så, efter att den femte medlemmen skrivit under, kommer de återstående medlemmarna att fortsätta dokumentflödet utan att skriva under? Vad händer om de återstående medlemmarna också vill skriva under?
inga problem. Ja, dokumentet kommer att fortsätta på sin väg, men eftersom dokumentet inte tas bort från de återstående medlemmarnas inkorg, kommer de att kunna fullgöra sina uppgifter när de vill.
Vad är tillståndet? Hur fungerar det?
Vårt tredje exempel nedan handlar om den villkorade signaturen och godkännandekedjans flöde. I det här exemplet, låt oss säga att dokumentet vi har är ett köpbekräftelseformulär. En person gjorde en begäran. Inköpschefen är den första som godkänner. Tvåa i raden bör vara den biträdande generaldirektören. Vi vill dock att vice verkställande direktören ingår i godkännandekedjan endast vid köp som överstiger ett visst antal. Flödesschemat är som följer:
Det kommer att räcka med att definiera en regel (låt oss kalla det X) och bifoga denna regel som ett villkor till den biträdande generaldirektören i det tredje steget i signatur- och godkännandekedjan. Om inköpsrekvisitionen överensstämmer med villkoret kommer systemet att inkludera detta steg i signatur- och godkännandekedjan. För detaljerad information om tillståndsdefinitioner, se relevant ämnesrubrik.
