Belastning...
Signerings- och godkännandekedjor utan att skriva kod.
Documenos® system för arbetsflödeshantering förtjänar verkligen epitetet "flexibelt", eftersom dess teknik för att modellera arbetssteg har unika möjligheter.
Tack vare ett omfattande konceptbibliotek hanteras flöden i organisationer med tusentals enheter och tiotusentals medarbetare med en enda modell.
Uppgifter kan definieras var för sig eller i grupp, beroende på de villkor ni anger.
Ni modellerar alla scenarier ni kan behöva i verksamheten genom att fylla i data i definitionsvyerna.
För att förstå hur systemet fungerar går vi kort igenom tre olika exempel.
En enkel signerings- och godkännandekedja i fem steg som enbart består av "Enskilda uppgifter":
Att det fjärde steget har ett konto av typen "Säkerhetsgrupp" betyder inte att steget är en gruppuppgift. För att en uppgift ska vara en gruppuppgift måste fler än en person utföra uppgifter i det steget.
Dokumentet hamnar i inkorgen hos alla gruppmedlemmar; när någon av dem slutför uppgiften tas den bort från allas inkorgar. Hanteringen hänger inte på en enda person – vilken tillgänglig gruppmedlem som helst kan utföra den.
Till skillnad från det första exemplet är uppgiften i steg 3 en gruppuppgift. När enhetschefen i steg 2 har slutfört sin uppgift fördelas dokumentet samtidigt till personerna/grupperna i detta steg. Vad är då egentligen syftet med en gruppuppgift? Säg att det är ett "Tjänsteresebeslut": användaren skapade ett dokument för en tjänsteresa, chefen godkände det och i det tredje steget skickades dokumentet till tre mottagare samtidigt:
Ordnar biljett- och hotellbokningar.
Överför pengar till medarbetarens konto om hen har begärt förskott.
Ser till att formuläret arkiveras i personalakten.
Om dessa tre personer/grupper hade behövt agera i tur och ordning som i det första exemplet skulle åtminstone Rese- och Ekonomiteamen försenas eftersom de väntade på varandra. Gruppuppgifter gör att arbetet kan utföras parallellt.
Säg att ni har tilldelat 5 olika personer/grupper till en gruppuppgift. Deras uppgifter behöver inte vara desamma: vissa signerar, vissa initierar, vissa godkänner, vissa verkställer. Varje roll kan vara ett användarkonto, en enhetschef eller ett gruppkonto. Regeln som ni anger avgör när gruppuppgiften räknas som slutförd.
Uppgiften väntar tills alla steg i gruppen är slutförda innan den går vidare till nästa steg. Ta till exempel kommittébeslut: ni lägger till kommitténs ledamöter i gruppuppgiften och anger att alla måste signera.
Ledamöterna kan också signera en i taget i tur och ordning, men då blir den totala tiden längre och en enda ledamot som dröjer låter alla vänta.
Det kan räcka att ett visst antal uppgifter i gruppen är slutförda. Om till exempel 5 underskrifter räcker för att beslut i en styrelse med 10 ledamöter ska träda i kraft, anger ni helt enkelt 5 uppgifter i gruppregeln.
Om de övriga ledamöterna också vill signera går det bra: dokumentet tas inte bort från deras inkorg, och de kan utföra sina uppgifter när de vill.
Anta att dokumentet är ett formulär för inköpsgodkännande. Någon har lämnat in en begäran; först godkänner inköpschefen och därefter vice vd. Vi vill dock att vice vd bara ska ingå i godkännandekedjan vid inköp över ett visst belopp:
Det räcker att definiera en regel (vi kallar den X) i kedjans tredje steg och koppla den som villkor till vice vd. Om inköpsbegäran uppfyller villkoret tar systemet med detta steg i signerings- och godkännandekedjan. Mer information om hur villkor definieras finns i respektive avsnitt.
