Ladataan...
Documenos®-järjestelmän arkistonhallinnassa "Tietoturvaan" liittyy useita käsitteitä. Documenos® käyttää neljää eri tietoturvakäsitettä: käyttöoikeustaso, henkilötiedot, luottamukselliset tiedot ja toimenpideoikeudet. Alla näitä käsitteitä verrataan sen perusteella, voidaanko ne määrittää järjestelmän arkistolle, arkiston kerrokselle, arkiston kansiolle ja yksittäiselle tiedostolle.
Tietojen käyttöoikeutta tarkistettaessa tarkistetaan ensin käyttöoikeustaso. Jos käyttäjän käyttöoikeustaso on riittävä, tarkistetaan, sisältävätkö tiedot henkilötietoja. Jos sisältävät, tarkistetaan seuraavaksi, millä tasolla käyttäjällä on oikeus lukea henkilötietoja. Sama tehdään luottamuksellisille tiedoille. Lopuksi sama tarkistus tehdään toimenpideoikeuksille. Jos kaikki tarkistukset myöntävät oikeuden, tietoihin saa pääsyn. Tarkastellaan niitä järjestyksessä:
Jokaisella arkistolla on oma käyttöoikeustasonsa. Käyttöoikeustaso määräytyy yrityksesi/organisaatiosi tarpeiden mukaan, ja sen voi jäsentää haluamallasi tavalla. Määrität, ketkä pääsevät tiettyyn käyttöoikeustasoon. Käyttöoikeustaso annetaan koko arkistolle tai tietylle kansiolle ja kaikille sen alikansioille arkistossa. Henkilöt eivät pääse tallenteisiin, jotka eivät vastaa heidän käyttöoikeustasoaan. Tarkempia tietoja arkistokokonaisuuksien ja kansioiden käyttöoikeustasojen määrittämisestä löydät aiheeseen liittyvistä ohjeista.
Koko arkisto, tietty kansio alikansioineen tai yksittäinen tiedosto voidaan merkitä "sisältää henkilötietoja". Henkilötiedot ovat käyttöoikeustarkistuksen toiseksi tärkein kerros. Se, merkitäänkö tieto henkilötiedoksi, päätetään täysin yrityksesi/organisaatiosi vastuuhenkilöiden määrittämien kriteerien perusteella.
Koko arkisto, tietty kansio alikansioineen tai yksittäinen tiedosto voidaan merkitä "sisältää luottamuksellisia tietoja". Luottamukselliset tiedot ovat käyttöoikeustarkistuksen kolmanneksi tärkein kerros. Se, merkitäänkö tieto luottamukselliseksi, päätetään täysin yrityksesi/organisaatiosi vastuuhenkilöiden määrittämien kriteerien perusteella.
Arkistojen toimenpideoikeudet muodostavat laajan luettelon kymmenistä yksityiskohtaisista oikeusmäärityksistä kahden otsikon alla: muokkausoikeus ja katseluoikeus. Nämä oikeudet voidaan antaa koko arkistolle, kaikelle tietyn kerroksen sisällölle sekä kaikelle tietyn kerroksen tietyn kansion sisällölle. Yksittäisille tiedostoille ei voi määrittää toimenpideoikeuksia. Toimenpideoikeudet annetaan alimman tason kansioille.