Ladataan...
Seuraa yrityksen tileille saapuvia sähköposteja automaattisesti ja luo niistä helposti työnkulkuja.
Pyyntö, valitus tai hakemus: jokainen yrityksen osoitteisiin saapuva sähköposti päätyy luetteloon Documenos®-järjestelmässä, vastuuhenkilö näkee sen ja siitä tulee kirjattu työtehtävä.
Taustapalvelu lukee postilaatikkosi määrittämäsi välein; samaa sähköpostia ei noudeta kahdesti.
Sähköposti tallennetaan kaikkine liitteineen "Saapuneet sähköpostit" -luetteloon; vastuuhenkilöiden näkymä päivittyy heti.
Vastuuhenkilö esikatselee sähköpostin ja sen liitteet ja päättää, millä mallilla se käsitellään.
Yhdellä napsautuksella siitä tulee asiakirja tai käynnistetty työnkulku, ja hyväksyntäketju etenee siitä.
Yhdistä yrityksesi sähköpostipalvelimeen IMAP- tai POP3-yhteydellä ja valitse palvelin, portti ja todennustapa.
SSL- ja STARTTLS-vaihtoehdoilla yhteydet muodostetaan TLS 1.2 / 1.3 -protokollalla.
Varmista yhdellä napsautuksella, että postilaatikkoon saadaan yhteys, ennen kuin tallennat asetukset.
Niin monta osoitetta yritystä kohden kuin tarvitset, ja jokaiselle oma tarkistusväli minuutteina.
IMAP-yhteydessä noudetaan vain lukemattomat sähköpostit, jotka merkitään sen jälkeen palvelimella luetuiksi; palvelimen viestejä ei siirretä eikä poisteta. Jokainen postilaatikko määritetään yksiköille, ryhmille ja käyttäjille, jotka tarkistavat ja käsittelevät sen viestit.
Määritä jokaiselle postilaatikolle useita malleja; vastuuhenkilö valitsee sähköpostiin sopivan.
Valitulla lomakemallilla luodaan asiakirja. Sähköpostin aihe, lähettäjän osoite ja sisältö kirjoitetaan määrittämiisi lomakekenttiin, ja liitteet lisätään asiakirjaan. Omistava yksikkö ja hyväksyntäketju tulevat mallista tai määritetään erikseen; asiakirjan numero ja PDF luodaan automaattisesti.
Valittu työnkulku käynnistyy ensimmäisestä vaiheestaan lähettäjän, aiheen ja sisällön kanssa. Työnkulun käynnistimet suoritetaan, ja tehtävien saajat saavat tavanomaiset ilmoitukset.
Nopeaa aloitusta varten lomakemalleihin kuuluu myös "Sähköpostitse saapuneen pyynnön lomake" (FRM-072).
Sähköpostit eivät muutu asiakirjoiksi itsestään; valtuutettu henkilö näkee ja käsittelee jokaisen. Tarpeettomat viestit voit ohittaa (ei enää ajankohtainen, pyyntö peruttu) tai poistaa (roskaposti, puutteelliset tiedot, asiaan kuulumaton). Useiden viestien tilan voi muuttaa kerralla.
Esikatsele sähköpostia ja sen liitteitä selaimessa ja lataa kaikki liitteet kerralla.
Kokotekstihaku päivämäärän, lähettäjän, aiheen, vastaanottajan ja viestin sisällön perusteella.
Asetusten katselu ja muokkaus sekä kaikkien postilaatikoiden katselu ja käsittely myönnetään erillisillä käyttöoikeuksilla.
