Ladataan...
Allekirjoitus ei ole asiakirjan päälle lisätty kuva.
Documenos®-järjestelmässä sähköinen allekirjoitus on kryptografinen rakenne, joka kirjoitetaan itse tiedostoon: jos asiakirjasta muuttuu allekirjoituksen jälkeen yksikin tavu, allekirjoitus mitätöityy. Allekirjoitus vastaa siis kysymyksen ”kuka hyväksyi?” lisäksi myös kysymykseen ”onko asiakirja muuttunut sen jälkeen?”
Allekirjoitus tehdään suoraan Documenos®-näkymässä asiakirjan tehtävänä; asiakirjaa ei tarvitse siirtää toiseen sovellukseen allekirjoitusta varten.
Kaikkia tiedostotyyppejä ei voi allekirjoittaa samalla tavalla. Documenos® tuottaa neljää eri muotoa, ja järjestelmä päättää, mitä niistä kuhunkin tiedostoon käytetään:
XML-asiakirjoille.
Binääri- ja yleistiedostoille.
PDF-tiedostoille. Allekirjoitus upotetaan PDF-tiedostoon, tiedosto säilyy PDF-muodossa ja aukeaa edelleen kaikissa PDF-lukijoissa.
JSON- ja verkkopalvelukuormille.
Allekirjoitukset tuotetaan Euroopan komission kehittämällä DSS-kirjastolla eIDAS-asetuksen määrittelemissä XAdES-, CAdES-, PAdES- ja JAdES-muodoissa; ne noudattavat siis Euroopan unionissa määriteltyä standardirakennetta, ja muut näitä standardeja tukevat järjestelmät voivat lukea ja varmentaa ne.
Haluamme sanoa tämän suoraan: eIDAS-sertifiointi myönnetään luottamuspalvelun tarjoajalle, ei ohjelmistolle. Allekirjoituksesi oikeudellisen pätevyyden ratkaisee se, miltä palveluntarjoajalta olet hankkinut hyväksytyn varmenteesi. Documenos®-järjestelmän tehtävä on tuottaa tällä varmenteella standardien mukainen allekirjoitus oikein.
Se, kuinka kauan allekirjoitus pysyy varmennettavana, riippuu tasosta, jolla se on tuotettu. Documenos® tuottaa kaikki neljä:
Perusallekirjoitus.
Allekirjoitukseen lisätään aikaleima.
Pitkäaikainen varmennus.
Arkistointitaso; allekirjoituksen voi varmentaa vielä vuosien päästä.
Tällä erolla on suora merkitys asiakirjoille, joiden säilytysaika on pitkä: jos viisitoista vuotta säilytettävä sitoumus allekirjoitetaan tänään perustasolla, sitä ei ehkä voi varmentaa vuosien päästä. LTA-tasolla allekirjoitettu asiakirja pysyy varmennettavana koko säilytyssuunnitelmassa määrittämäsi ajan.
Sähköisen allekirjoituksen todellinen riski ei ole teknisesti virheellinen allekirjoitus vaan allekirjoittaminen toisen henkilön varmenteella. Tämän estämiseksi Documenos® vertaa allekirjoitushetkellä varmenteen haltijaa järjestelmän käyttäjään; jos ne eivät täsmää, allekirjoitus hylätään.
Lopputulos: vaikka käyttäjällä olisi hallussaan toisen henkilön USB-token, hän ei voi allekirjoittaa sillä omaa tehtäväänsä. Henkilö, jonka allekirjoitus näkyy järjestelmässä, on se, joka todella allekirjoitti.
Allekirjoituksen muoto, taso, paketointi, säiliötyyppi ja tiivistealgoritmi määritetään organisaatiotasolla. Jos asetukset merkitään ”pakollisiksi”, käyttäjä ei voi poiketa niistä allekirjoittaessaan.
Käytännössä organisaatio määrittää allekirjoitusstandardinsa kerran, eikä käyttäjien tarvitse ymmärtää jokaista teknistä vaihtoehtoa tai pelätä valitsevansa väärin. Asetuksen arvo kasvaa asiakirjamäärän myötä: kun kaikki arkistosi asiakirjat on allekirjoitettu samalla standardilla, vuosien päästä vastaan tulevat yllätykset vältetään jo etukäteen.
Documenos®-järjestelmässä allekirjoitus ei ole erillisessä sovelluksessa tehtävä irrallinen toimenpide, vaan allekirjoitus- ja hyväksyntäketjun vaihe. Kun asiakirja saapuu sinulle, näet tehtävän saapuneissa, allekirjoitat sen ja asiakirja jatkaa matkaansa. Ketjun kautta tarkistetaan, onko allekirjoittaja todella valtuutettu kyseisessä vaiheessa.
Ketjun jokaista vaihetta ei tarvitse suorittaa samalla tavalla: sisäiset hyväksynnät etenevät napsautuksella, kun taas oikeusvaikutuksia synnyttävä viimeinen vaihe voidaan viimeistellä sähköisellä allekirjoituksella. Vaadit kuhunkin vaiheeseen juuri sen varmuustason, jota se edellyttää.
Allekirjoitus tehdään USB-tokenilla: käyttäjä avaa tehtävän saapuneista, kytkee tokenin ja allekirjoittaa. Jos asiakirjassa on useita tiedostoja — pääasiakirja ja liitteet —, ne allekirjoitetaan yhdessä.
Allekirjoitus ei myöskään ole pelkästään asiakirjamoduuliin sidottu ominaisuus: sopimus-, laatu- ja lomaketyönkulut käyttävät samaa allekirjoitusinfrastruktuuria.
