Ladataan...
Allekirjoitus- ja hyväksyntäketjut ilman koodausta.
Documenos®-työnkulunhallintajärjestelmä ansaitsee täysin nimityksen "joustava", sillä sen tapa mallintaa työvaiheita tarjoaa ainutlaatuisia ominaisuuksia.
Laajan käsitekirjaston ansiosta tuhansista yksiköistä ja kymmenistätuhansista työntekijöistä koostuvien rakenteiden työnkulkuja hallitaan yhdellä mallilla.
Tehtävät voidaan määrittää yksittäin tai ryhminä asettamiesi ehtojen mukaan.
Mallinnat kaikki liiketoiminnassa tarvittavat tilanteet syöttämällä tietoja määritysnäkymiin.
Jotta järjestelmän toiminta selkiää, käydään lyhyesti läpi kolme esimerkkiä.
Yksinkertainen viisivaiheinen allekirjoitus- ja hyväksyntäketju, jonka kaikki vaiheet ovat "Yksittäisiä tehtäviä":
Vaikka neljännessä vaiheessa on "Suojausryhmä"-tili, vaihe ei ole ryhmätehtävä. Jotta tehtävä olisi ryhmätehtävä, vaiheessa on toimittava useamman kuin yhden henkilön.
Asiakirja tallentuu kaikkien ryhmän jäsenten saapuneisiin; kun joku heistä suorittaa tehtävän, se poistuu kaikkien saapuneista. Käsittely ei ole yhden henkilön varassa, vaan kuka tahansa vapaana oleva ryhmän jäsen voi hoitaa sen.
Toisin kuin ensimmäisessä esimerkissä, vaiheen 3 tehtävä on ryhmätehtävä. Kun vaiheen 2 yksikön esihenkilö on suorittanut tehtävänsä, asiakirja jaetaan samanaikaisesti tämän vaiheen henkilöille/ryhmille. Mikä ryhmätehtävän tarkoitus sitten tarkalleen on? Oletetaan, että kyseessä on "Matkamääräys": käyttäjä loi asiakirjan työmatkaa varten, esihenkilö hyväksyi sen ja kolmannessa vaiheessa asiakirja lähetettiin yhtä aikaa kolmeen paikkaan:
Järjestää lippu- ja hotellivaraukset.
Siirtää ennakon työntekijän tilille, jos hän on sitä pyytänyt.
Huolehtii lomakkeen arkistoinnista henkilöstökansioon.
Jos nämä kolme henkilöä/ryhmää joutuisivat toimimaan vuorotellen kuten ensimmäisessä esimerkissä, ainakin Matka- ja Kirjanpitotiimit viivästyisivät odottaessaan toisiaan. Ryhmätehtävät mahdollistavat töiden samanaikaisen etenemisen.
Oletetaan, että olet määrittänyt ryhmätehtävään 5 eri henkilöä/ryhmää. Heidän tehtäviensä ei tarvitse olla samoja: jotkut allekirjoittavat, jotkut käynnistävät, jotkut hyväksyvät ja jotkut toimeenpanevat. Kukin rooli voi olla käyttäjätili, yksikön esihenkilö tai ryhmätili. Määrittämäsi sääntö ratkaisee, milloin ryhmätehtävä katsotaan valmiiksi.
Tehtävä odottaa, että kaikki ryhmän vaiheet on suoritettu, ennen kuin se siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Esimerkiksi toimikunnan päätökset: lisäät toimikunnan jäsenet ryhmätehtävään ja määrität, että kaikkien on allekirjoitettava.
Jäsenet voisivat allekirjoittaa myös yksi kerrallaan vuorotellen, mutta silloin kokonaisaika pitenee ja yksi viivyttelevä jäsen pitää kaikki odottamassa.
Riittäväksi voidaan katsoa, että tietty määrä ryhmän tehtävistä on suoritettu. Jos esimerkiksi 10-jäsenisessä hallituksessa päätösten voimaantuloon riittää 5 allekirjoitusta, kirjoitat ryhmäsääntöön vain 5 tehtävää.
Jos muutkin jäsenet haluavat allekirjoittaa, se onnistuu: asiakirjaa ei poisteta heidän saapuneistaan, ja he voivat suorittaa tehtävänsä milloin haluavat.
Oletetaan, että asiakirja on ostojen hyväksyntälomake. Joku teki pyynnön; ensimmäisenä hyväksyy ostopäällikkö ja toisena varatoimitusjohtaja. Haluamme kuitenkin, että varatoimitusjohtaja osallistuu hyväksyntäketjuun vain tietyn summan ylittävissä hankinnoissa:
Riittää, että määrität ketjun kolmanteen vaiheeseen säännön (sanotaan X) ja liität sen ehdoksi varatoimitusjohtajalle. Jos ostopyyntö täyttää ehdon, järjestelmä ottaa tämän vaiheen mukaan allekirjoitus- ja hyväksyntäketjuun. Lisätietoja ehtojen määrittämisestä löydät aihetta käsittelevästä osiosta.
