Kuinka allekirjoitus- ja hyväksymisketjut toimivat
Documenos®in työnkulkujärjestelmä eroaa monilta osin maailmanlaajuisista kollegoistaan. Documenos®in työnkulun hallintajärjestelmä ansaitsee täysin adjektiivin "joustava". Koska työvaiheiden mallintamistekniikalla on ainutlaatuiset ominaisuudet. Koska se toimii organisaatiokaaviosuuntautuneella arkkitehtuurilla ja sillä on erittäin suuri konseptikirjasto, työnkulkuja suurissa, sadoista, jopa tuhansista yksiköistä ja kymmenistä tuhansista työntekijöistä koostuvissa rakenteissa voidaan hallita erittäin helposti yhdellä mallilla.
Documenos®-allekirjoitus- ja hyväksyntäketjuissa tehtävät voidaan määrittää yksittäin tai ryhmänä joustavalla mallilla määrittämiesi 100 % dynaamisten ehtojen mukaan. Voit mallintaa kaikki liike-elämässä mahdollisesti tarvitsemasi mahdollisuudet ilman koodin kirjoittamista syöttämällä tietoja määritysnäyttöihin. Selitetään ensin lyhyesti kolme erilaista esimerkkiä järjestelmän toiminnan ymmärtämiseksi. Ensimmäinen on yksinkertainen viisivaiheinen allekirjoitus- ja hyväksymisketju, jotka kaikki ovat "yksittäistä tehtävää":
Yllä olevassa esimerkissä kaikki vaiheet sisältävät yksittäisiä tehtäviä. Se, että neljännessä vaiheessa on ryhmätili, ei tarkoita, että tämä vaihe olisi ryhmätehtävä.
Jotta tehtävä olisi ryhmätehtävä, useamman kuin yhden henkilön on suoritettava tehtävä kyseisessä vaiheessa.
Yllä olevassa esimerkissä "Turvallisuusryhmä"-tilin omistaminen vaiheessa 4 ei tarkoita, että kaikkien tämän ryhmän jäsenten on suoritettava tehtävä, kun asiakirja saavuttaa tämän vaiheen. Asiakirja tallennetaan kaikkien tämän suojausryhmän jäsenten postilaatikkoon. Kun joku ryhmän jäsen suorittaa tehtävän, koko asiakirja poistetaan heidän postilaatikostaan. Joten itse asiassa tämä tehtävä on yksittäinen tehtävä. Riittää, kun yksi henkilö suorittaa tehtävän, jotta asiakirja siirtyy seuraavaan vaiheeseen. Ryhmätilien käytön etuna yksittäisiin tehtäviin ei ole tehdä toimintoa riippuvaiseksi yhdestä henkilöstä, vaan varmistaa, että kuka tahansa sopiva ryhmän jäsen voi suorittaa toiminnon.
Toisessa alla olevassa esimerkissä on viisivaiheinen allekirjoitus- ja hyväksymisketju:
Toisin kuin ensimmäisessä esimerkissä, 3. vaiheen tehtävä on ryhmätehtävä. Kun yksikön johtaja vaiheessa 2 suorittaa tehtävänsä, asiakirja jaetaan samanaikaisesti tässä vaiheessa oleville ihmisille/ryhmille. Nämä kolme henkilöä/ryhmää vastaavat tehtävän suorittamisesta samanaikaisesti.
Mikä on ryhmätehtävän tarkoitus?
Oletetaan, että tämä on "Assignment Form", vaiheessa yksi käyttäjä loi asiakirjan siirtyäkseen tehtävään ja välitti sen järjestelmänvalvojalle hyväksyttäväksi. Johtaja hyväksyi sen ja kolmannessa vaiheessa se välitettiin kahdelle eri ryhmälle nimeltä "Travel Team" ja "Accounting Team" sekä HR Manager samaan aikaan. "Travel Team" järjestää lippuja ja hotellivarauksia. "Kirjanpitotiimi" puolestaan siirtää rahaa vertaishenkilöstön tilille, jos töihin tuleva työntekijä on pyytänyt ennakkomaksua. Henkilöstöpäällikkö ryhtyy toimenpiteisiin vain työlomakkeen arkistointiin henkilöstörekisteritiedostoon.
Jos näiden kolmen eri henkilö/ryhmätilin täytyisi suorittaa tapahtumia, kuten ensimmäisessä esimerkissä, ainakin "Matkailutiimi" ja "Kirjastotiimi" viivästyisivät tapahtumien tekemisessä, koska heidän olisi odotettava toisiaan. Ryhmätehtävien määritteleminen tällä tavalla niin, että työ voidaan suorittaa samanaikaisesti, helpottaa asioita.
Milloin tehtävä siirtyy seuraavaan vaiheeseen?
Kun määrität esimerkiksi ryhmätehtävää, määritit tässä vaiheessa 5 eri henkilöä/ryhmää. Ensinnäkin, jokaisen näistä viidestä tehtävästä ei tarvitse olla sama, jotkut voivat allekirjoittaa, jotkut voivat aloittaa, jotkut voivat hyväksyä ja jotkut voivat tehdä mitä tarvitaan. Kaikki nämä 5 roolia ovat käyttäjätili tai yksikön ylläpitäjä tai ryhmätili jne. se voi olla. Se, milloin ryhmätehtävä katsotaan suoritetuksi, määräytyy määrittämäsi määritelmän mukaan.
Halutessasi voit kertoa kaikille ryhmän vaiheille työn suorittamiseksi loppuun. Tässä tapauksessa tehtävä odottaa, että kaikki ryhmän vaiheet on suoritettu loppuun, ennen kuin siirrytään seuraavaan vaiheeseen. Esimerkki tästä voi olla komission päätöksissä. Oletetaan, että asiakirja on käynyt läpi tietyt vaiheet ja se on jaettava kaikkien komitean jäsenten allekirjoittamista varten. Tässä tapauksessa voit lisätä toimikunnan jäsenet ryhmätehtävään ja määrittää, että kaikkien on pääsääntöisesti suoritettava prosessi. Emmekö voisi pyytää komission jäseniä allekirjoittamaan sen yksitellen? Tietysti se on mahdollista, mutta tässä tapauksessa kokonaisaika on pidempi. Aina silloin tällöin, jos komission jäsen jatkaa asiakirjan allekirjoittamista jostain syystä, kaikki odottavat sitä jäsentä.
Toinen vaihtoehto ryhmätehtävän katsomiselle valmiiksi on katsoa, että N tehtävän suorittaminen ryhmän vaiheista riittää, jotta tämä vaihe voidaan katsoa suoritetuksi. Oletetaan, että sinulla on hallituksen kokouksen päätösasiakirja. Hallituksessa on 10 jäsentä ja näiden päätösten voimaantuloon riittää, kun 5 henkilöä on allekirjoittanut ne. Tässä tapauksessa voit ottaa hallituksen jäsenet mukaan ryhmään ja todeta, että ryhmäsääntö riittää 5 tehtävän suorittamiseen.
Joten jatkavatko muut jäsenet viidennen jäsenen allekirjoituksen jälkeen asiakirjakulkua allekirjoittamatta? Entä jos muutkin jäsenet haluavat allekirjoittaa?
Ei hätää. Kyllä, dokumentti jatkaa matkaansa, mutta koska dokumenttia ei poisteta jäljellä olevien jäsenten postilaatikosta, he voivat suorittaa tehtävänsä milloin haluavat.
Mikä on ehto? Miten se toimii?
Kolmas alla oleva esimerkkimme koskee ehdollista allekirjoitusta ja hyväksyntää. Oletetaan, että tässä esimerkissä meillä oleva asiakirja on ostovahvistuslomake. Yksi henkilö teki pyynnön. Ostopäällikkö on ensimmäinen henkilö, joka hyväksyy. Toiseksi jonossa tulisi olla varatoimitusjohtaja. Haluamme kuitenkin, että varatoimitusjohtaja sisällytetään hyväksyntäketjuun vain tietyn määrän ylittävien hankintojen osalta. Vuokaavio on seuraava:
Riittää, kun määritellään sääntö (kutsutaanko sitä X:ksi) ja liitetään tämä sääntö ehdoksi varatoimitusjohtajalle allekirjoitus- ja hyväksymisketjun kolmannessa vaiheessa. Jos ostoehdotus on ehdon mukainen, järjestelmä sisällyttää tämän vaiheen allekirjoitus- ja hyväksymisketjuun. Katso tarkempia tietoja ehtojen määritelmistä vastaavasta aiheen otsikosta.
