Yükleniyor…
Kurumsal hesaplarınıza gelen epostaları otomatik olarak takip edin ve kolayca iş akışları oluşturun.
Talep, şikâyet ya da başvuru; kurum adreslerinize gelen her eposta Documenos®'ta bir listeye düşer, sorumlusu tarafından görülür ve kayıt altına alınan bir işe dönüşür.
Arka plan servisi posta kutularınızı belirlediğiniz aralıklarla okur; aynı eposta iki kez alınmaz.
Eposta tüm ekleriyle "Gelen Epostalar" listesine kaydedilir; sorumluların ekranı anında yenilenir.
Sorumlu kişi epostayı ve eklerini önizler; hangi şablonla işleneceğine karar verir.
Tek tıkla bir belgeye ya da başlatılmış bir iş akışına dönüşür; onay zinciri buradan yürür.
Kurumsal eposta sunucunuza IMAP ya da POP3 ile bağlanın; sunucu, port ve kimlik doğrulama türünü seçin.
SSL ve STARTTLS seçenekleriyle bağlantılar TLS 1.2 / 1.3 üzerinden kurulur.
Ayarları kaydetmeden önce posta kutusuna bağlanılabildiğini tek tıkla doğrulayın.
Şirket başına istediğiniz kadar adres; her birinin kontrol aralığı dakika olarak ayrı belirlenir.
IMAP'te yalnızca okunmamış epostalar alınır ve alındıktan sonra sunucuda okundu olarak işaretlenir; sunucudaki epostalar taşınmaz ya da silinmez. Her posta kutusu, epostaları kontrol edip işleyecek birimlere, gruplara ve kullanıcılara atanır.
Her posta kutusu için birden fazla şablon tanımlayın; sorumlu kişi epostaya uygun olanı seçer.
Seçilen form şablonuyla bir belge oluşturulur. Epostanın konusu, gönderen adresi ve içeriği belirlediğiniz form alanlarına yazılır, ekler belgeye eklenir. Sahip birim ve onay zinciri şablondan gelir ya da ayrıca belirlenir; belge numarası ve PDF'i otomatik hazırlanır.
Seçilen iş akışı, gönderen, konu ve içerikle ilk adımından başlatılır. İş akışının tetikleyicileri çalışır, görev atanan kişilere her zamanki bildirimler gider.
Hazır başlamak için form şablonları arasında "E-posta ile Gelen Talep Formu" (FRM-072) da bulunur.
Epostalar kendiliğinden belgeye dönüşmez; yetkili kişi her birini görür ve işler. Gereksiz epostaları gözardı edebilir (güncelliğini yitirdi, talep geri çekildi) ya da silebilirsiniz (spam, eksik bilgi, ilgisiz). Birden çok epostanın durumu tek seferde değiştirilebilir.
Epostayı ve eklerini tarayıcıda önizleyin; tüm ekleri tek seferde indirin.
Tarih, gönderen, konu, alıcı ve eposta içeriğinde tam metin arama.
Ayarları görme ve düzenleme, tüm posta kutularını görme ve işlem yapma ayrı yetkilerle verilir.
