Yükleniyor…
İmza ve onay zincirleri, kod yazmadan.
Documenos®'un iş akışı yönetim sistemi "esnek" sıfatını sonuna kadar hak ediyor, çünkü iş adımlarını modelleme tekniği benzersiz yeteneklere sahiptir.
Geniş konsept kütüphanesi sayesinde binlerce birimden ve onbinlerce çalışandan oluşan yapılardaki akışlar tek bir modelle yönetilir.
Görevler, belirleyeceğiniz koşullara bağlı olarak tek tek veya grup halinde tanımlanabilir.
İş hayatında ihtiyaç duyabileceğiniz tüm olasılıkları tanımlama ekranlarına veri girerek modellersiniz.
Sistemin nasıl çalıştığını anlamak için üç farklı örneği kısaca açıklayalım.
Tamamı "Tek Görev" olan beş adımlı basit bir imza ve onay zinciri:
Dördüncü adımda bir "Güvenlik Grubu" hesabının bulunması, bu adımın bir grup görevi olduğu anlamına gelmez. Bir görevin grup görevi olabilmesi için o adımda birden fazla kişinin görevi gerçekleştirmesi gerekir.
Belge grubun tüm üyelerinin gelen kutusuna kaydedilir; herhangi biri görevi tamamladığında herkesin kutusundan kaldırılır. İşlem tek bir kişiye bağımlı kalmaz, uygun olan herhangi bir grup üyesi gerçekleştirebilir.
İlk örnekten farklı olarak 3. adımdaki görev bir grup görevidir. 2. adımdaki birim yöneticisi görevini tamamladığında belge bu adımdaki kişi/gruplara eş zamanlı olarak dağıtılır. Peki grup görevinin amacı tam olarak nedir? Diyelim ki bu bir "Atama Formu": kullanıcı göreve gitmek için belge oluşturdu, yöneticisi onayladı ve belge üçüncü aşamada aynı anda üç yere iletildi:
Bilet ve otel rezervasyonlarını düzenler.
Çalışan avans talep ettiyse ilgili personelin hesabına para aktarır.
Formun personel sicil dosyasında arşivlenmesi için işlem yapar.
Bu üç kişi/grup ilk örnekteki gibi sırayla işlem yapmak zorunda kalsaydı, en azından Seyahat ve Muhasebe ekipleri birbirini beklediği için gecikecekti. Grup görevleri çalışmaların eş zamanlı yürütülmesini sağlar.
Bir grup görevine örneğin 5 farklı kişi/grup tanımladınız. Bu görevlerin aynı olması gerekmez: bazıları imza atar, bazıları başlatır, bazıları onaylar, bazıları gereğini yapar. Rollerin tamamı kullanıcı hesabı, birim yöneticisi veya grup hesabı olabilir. Grup görevinin ne zaman tamamlanmış sayılacağını sizin belirlediğiniz kural tanımlar.
Görev, bir sonraki adıma geçmeden önce gruptaki tüm adımların tamamlanmasını bekler. Örneğin komisyon kararları: komisyon üyelerini grup görevine ekler, herkesin imzalaması gerektiğini belirtirsiniz.
Üyelere tek tek sırayla imza da attırılabilir; ancak o zaman toplam süre uzar ve imzayı geciktiren tek bir üye herkesi bekletir.
Gruptaki adımlardan belirli sayıda görevin tamamlanması yeterli sayılabilir. Örneğin 10 üyeli bir yönetim kurulunda kararların yürürlüğe girmesi için 5 imza yeterliyse, grup kuralına 5 görev yazmanız yeterlidir.
Kalan üyeler de imzalamak isterse sorun değil: belge onların gelen kutusundan kaldırılmaz, istedikleri zaman görevlerini yerine getirebilirler.
Elimizdeki belge bir satın alma onay formu olsun. Bir kişi talepte bulundu; ilk onaylayan satın alma müdürüdür, ikinci sırada genel müdür yardımcısı gelir. Ancak genel müdür yardımcısının yalnızca belirli bir tutarın üzerindeki alımlarda onay zincirine dahil olmasını istiyoruz:
Zincirin üçüncü adımında bir kural tanımlayıp (X diyelim) bu kuralı genel müdür yardımcısına şart olarak eklemek yeterlidir. Satın alma talebi koşula uygunsa sistem bu adımı imza ve onay zincirine dahil eder. Koşul tanımları hakkında detaylı bilgi için ilgili konu başlığına bakınız.
