Documenos®'un iş akışı sistemi birçok açıdan dünya çapındaki benzerlerinden farklılık göstermektedir. Documenos®'un iş akışı yönetim sistemi "esnek" sıfatını sonuna kadar hak ediyor. Çünkü iş adımlarını modelleme tekniği benzersiz yeteneklere sahiptir. Organizasyon şeması odaklı bir mimariyle çalıştığı ve oldukça geniş bir konsept kütüphanesine sahip olduğu için yüzlerce, hatta binlerce birimden ve onbinlerce çalışandan oluşan büyük yapılardaki iş akışları tek bir model ile çok kolay yönetilebilmektedir.
Documenos® imza ve onay zincirlerinde görevler, belirleyeceğiniz %100 dinamik koşullara bağlı olarak esnek bir modelle tek tek veya grup halinde tanımlanabilir. İş hayatında ihtiyaç duyabileceğiniz tüm olasılıkları hiçbir kod yazmadan, tanımlama ekranlarına veri girerek kolayca modelleyebilirsiniz. Sistemin nasıl çalıştığını anlamak için öncelikle üç farklı örneği kısaca açıklayalım. Bunlardan ilki, tamamı "Tek Görev" olan beş adımlı basit bir imza ve onay zinciridir:
Yukarıdaki örnekte tüm adımlar tek görevleri içermektedir. Dördüncü adımda bir grup hesabının bulunması, bu adımın bir grup görevi olduğu anlamına gelmez.
Bir görevin grup görevi olabilmesi için o adımda birden fazla kişinin görevi gerçekleştirmesi gerekir.
Yukarıdaki örnekte 4. adımda bir "Güvenlik Grubu" hesabına sahip olmak, belge bu adıma ulaştığında bu grubun tüm üyelerinin görevi gerçekleştirmesi gerektiği anlamına gelmez. Belge, bu güvenlik grubuna üye olan herkesin gelen kutusuna kaydedilir. Gruptaki herhangi biri görevi tamamladığında belgenin tamamı gelen kutusundan kaldırılır. Yani aslında bu görev tek bir görevdir. Belgenin bir sonraki adıma geçmesi için tek kişinin görevi tamamlaması yeterlidir. Grup hesaplarını tek görevler için kullanmanın avantajı, işlemi tek bir kişiye bağımlı hale getirmek değil, uygun olan herhangi bir grup üyesinin işlemi gerçekleştirebilmesini sağlamaktır.
Aşağıdaki ikinci örnekte beş adımlı bir imza ve onay zinciri gösterilmektedir:
İlk örnekten farklı olarak 3. adımdaki görev bir grup görevidir. 2. adımdaki birim yöneticisi görevini tamamladığında bu adımdaki kişi/gruplara eş zamanlı olarak doküman dağıtılır. Bu üç kişi/grup görevin eş zamanlı yürütülmesinden sorumludur.
Grup görevinin amacı tam olarak nedir?
Diyelim ki bu bir "Atama Formu", birinci adımda kullanıcı göreve gitmek için bir belge oluşturdu ve bunu onay için yöneticiye iletti. Yönetici onayladı ve üçüncü aşamada "Seyahat Ekibi" ve "Muhasebe Ekibi" adlı iki farklı gruba ve İK Müdürüne aynı anda iletildi. "Seyahat Ekibi" bilet ve otel rezervasyonlarını düzenlemektedir. "Muhasebe Ekibi" ise göreve gidecek çalışanın avans talep etmesi durumunda akran personelin hesabına para aktarır. İK yöneticisi sadece iş formunun personel sicil dosyasında arşivlenmesi için işlem yapar.
Bu üç farklı kişi/grup hesabı ilk örnekte olduğu gibi sırasıyla işlem yapmak zorunda kalsaydı, en azından "Seyahat Ekibi" ve "Muhasebe Ekibi" birbirlerini beklemek zorunda kalacakları için işlem yapmakta gecikeceklerdi. Grup görevlerinin, çalışmaların eş zamanlı yürütülebilmesi için bu şekilde tanımlanması işleri kolaylaştıracaktır.
Görev ne zaman bir sonraki adıma geçiyor?
Örneğin bir grup görevi tanımlarken bu adımda 5 farklı kişi/grup tanımladınız. Öncelikle bu 5 görevin her birinin aynı olması gerekmiyor, bazıları imza atabiliyor, bazıları başlatabiliyor, bazıları onaylayabiliyor ve bazıları da gereğini yapabiliyor. Bu 5 rolün tamamı kullanıcı hesabı veya birim yöneticisi veya grup hesabı vb. olabilir. Bir grup görevinin ne zaman tamamlanmış sayılacağı sizin belirlediğiniz bir tanımla belirlenir.
Dilerseniz gruptaki tüm adımlara işlerini bitirmelerini söyleyebilirsiniz. Bu durumda görev, bir sonraki adıma geçmeden önce gruptaki tüm adımların tamamlanmasını bekler. Bunun bir örneği komisyon kararlarında olabilir. Diyelim ki bir belge belirli aşamalardan geçti ve komitenin tüm üyelerinin imzalaması için dağıtılması gerekiyor. Bu durumda komisyon üyelerini grup görevine ekleyebilir ve kural olarak herkesin süreci tamamlaması gerektiğini belirtebilirsiniz. Komisyon üyelerine tek tek imza atamaz mıyız? Elbette mümkündür ancak bu durumda toplam süre daha uzun olacaktır. Bazen bir komisyon üyesi herhangi bir nedenle belgeyi imzalamaya devam ederse herkes o üyeyi bekler.
Bir grup görevinin tamamlanmış sayılması için başka bir seçenek de gruptaki adımlardan N görevi tamamlamanın, bu adımın tamamlanmış sayılması için yeterli olduğunu düşünmektir. Diyelim ki elinizde bir yönetim kurulu toplantı kararları dokümanı var. Yönetim kurulunda 10 üye bulunmaktadır ve bu kararların yürürlüğe girmesi için 5 kişinin imzası yeterlidir. Bu durumda yönetim kurulu üyelerini gruba dahil edebilir ve grup kuralının 5 görevi tamamlamak için yeterli olduğunu belirtebilirsiniz.
Peki beşinci üye imza attıktan sonra kalan üyeler imza atmadan belge akışına devam edecek mi? Peki ya geri kalan üyeler de imzalamak isterse?
Sorun değil. Evet, belge yoluna devam edecek ancak belge kalan üyelerin gelen kutusundan kaldırılmayacağından, istedikleri zaman görevlerini yerine getirebilecekler.
Durumu nedir? Nasıl çalışır?
Aşağıdaki üçüncü örneğimiz koşullu imza ve onay zinciri akışıyla ilgilidir. Bu örnekte elimizdeki belgenin bir satın alma onay formu olduğunu varsayalım. Bir kişi talepte bulundu. Satın alma müdürü onaylayan ilk kişidir. İkinci sırada genel müdür yardımcısı olmalı. Ancak genel müdür yardımcısının sadece belirli bir rakamın üzerindeki alımlarda onay zincirine dahil edilmesini istiyoruz. Akış şeması aşağıdaki gibidir:
İmza ve onay zincirinin üçüncü adımında bir kural tanımlayıp (buna X diyelim) ve bu kuralı genel müdür yardımcısına şart olarak eklemek yeterli olacaktır. Satınalma talebinin koşula uygun olması durumunda sistem bu adımı imza ve onay zincirine dahil edecektir. Koşul tanımları hakkında detaylı bilgi için ilgili konu başlığına bakınız.
