Documenos®'u indirip sunucularınıza kurduktan sonra, "Ücretsiz Sürüm" modunda çalışır. Ücretsiz sürüm modundayken, bazı kısıtlamalar mevcuttur ve bazı işlemlere sayısal sınırlamalar uygulanır. Documenos®'u kısıtlama ve sınırlama olmaksızın kullanmak için lisans kaydı yaptırmanız gerekmektedir. Bu konunun alt başlıkları, lisans kaydı oluşturma, devretme, kaybettiğinizde lisans kaydınızı kurtarma, iptal etme vb adımları adım adım açıklamaktadır.
Documenos® lisansları "Kiralama / Abonelik" türünde lisanslardır. Lisans edinme süresi en az bir yıldır. Lisanslar, süreli ise süre sonunda yenilenmelidir. Bir lisans, lisanslamaya tabi dört kavram içerir:
Süresiz lisanslar ömür boyu kullanılabilir. Ömür boyu lisans sahipleri uygulamaya gelecek tüm yeni versiyonları ömür boyunca güncelleyerek kullanmaya devam edebilirler.
Lisans süresiz değilse yenileme tarihi her zaman sabittir (lisansın ilk kaydedildiği günün tarihidir). Lisans yenileme işlemi her yıl aynı günde yapılır. Yenilenmeyen lisanslar için, lisans sahibine yenileme işlemini gerçekleştirebilmesi için ek bir süre verilir.
Süre dolduktan sonra, yenilenmeyen lisanslar kapatılır ve uygulama "lisanslı" moddan "deneme" moduna geçer.
Örneğin, lisans yenileme tarihinden iki ay önce lisansa ek bir şirket veya kullanıcılar eklendiğinde, lisansa eklenen öğelerin yıllık tutarı 365'e bölünür, lisans yenileme tarihine kadar kalan gün sayısıyla (bu durumda iki ay için 60 ile) çarpılır ve ek özellikler lisansa eklenir.
Lisans, yenileme tarihine kadar geçerlidir. Lisans yenileme tarihi geldiğinde, lisansa dahil olan tüm bileşenler yeni fiyat üzerinden bir yıl süreyle yenilenir.