Det finns flera begrepp som används för "Säkerhet" under arkivhantering i Documenos®. Fyra olika säkerhetskoncept används i Documenos®: åtkomstnivå, personuppgifter, konfidentiell data och transaktionsbehörigheter.
Dessa koncept jämförs nedan när det gäller deras justerbarhet för ett arkiv i systemet, för ett lager i arkivet, för en mapp i arkivet och för en fil.
Vid kontroll av behörighet för dataåtkomst kontrolleras först åtkomstnivån. Om användarens åtkomstnivå är tillräcklig kontrolleras om uppgifterna innehåller personuppgifter. Om den innehåller personuppgifter kontrolleras denna gång på vilken nivå användaren har behörighet att läsa personuppgifter.
Detsamma görs för konfidentiella uppgifter. Slutligen görs samma kontroll för transaktionsauktorisering. Om auktorisation kan erhållas från alla kontroller tillhandahålls dataåtkomst. Låt oss undersöka vad dessa är i ordning:
1.Åtkomstnivå
Varje arkiv har en separat åtkomstnivå. Åtkomstnivån varierar beroende på ditt företags/institutions behov och kan formateras som du vill. Det ställs in vem som kan komma åt en viss åtkomstnivå. En åtkomstnivå tilldelas för ett helt arkiv eller för en viss mapp och alla dess undermappar i ett arkiv.
Människor kan inte komma åt poster som inte uppfyller deras åtkomstnivåer. Du kan läsa de relevanta ämnena för mer detaljerad information om hur du definierar åtkomstnivån till pengar och mappar.
2.Personliga uppgifter
Hela arkiv, en specifik mapp med dess undermappar eller en enda fil kan markeras som "innehåller personuppgifter". Personuppgifter är det näst viktigaste lagret i behörighetskontrollen.
Huruvida en data kommer att markeras som personuppgift eller inte är en fråga som måste avgöras helt enligt de kriterier som ska fastställas av myndigheterna på ditt företag/institution.
3.Konfidentiella uppgifter
Hela arkiv, en specifik mapp med dess undermappar eller en enda fil kan markeras som "innehåller konfidentiell data". Konfidentiell data är det tredje viktigaste lagret i behörighetskontroll.
Huruvida en data kommer att markeras som konfidentiell data eller inte är en fråga som måste avgöras helt enligt de kriterier som bestäms av myndigheterna på ditt företag/institution.
4.Transaktionsauktorisering
Den skapar en stor lista med dussintals olika detaljerade auktoriseringsdefinitioner under två rubriker: transaktionsbehörigheter i arkiv, redigeringsbehörighet och visningsbehörighet.
Dessa behörigheter kan tilldelas till hela arkivet, till allt innehåll i ett visst lager och till allt innehåll i en viss mapp i ett visst lager. Transaktionsbehörigheter kan inte definieras för enskilda filer. Driftbehörigheter ges till mappar på den lägsta nivån.
