Загрузка...
Автоматически отслеживайте письма, поступающие на корпоративные ящики, и легко создавайте на их основе рабочие процессы.
Запрос, жалоба или заявка: каждое письмо, пришедшее на адреса компании, попадает в список в Documenos®, его видит ответственный, и оно превращается в зарегистрированную задачу.
Фоновый сервис читает ваши почтовые ящики с заданной периодичностью; одно и то же письмо не забирается дважды.
Письмо со всеми вложениями сохраняется в списке "Входящие письма"; экран ответственных мгновенно обновляется.
Ответственный просматривает письмо и вложения и решает, по какому шаблону его обработать.
Одним щелчком письмо становится документом или запущенным рабочим процессом, и цепочка согласования продолжается уже оттуда.
Подключитесь к корпоративному почтовому серверу по IMAP или POP3 и выберите сервер, порт и тип аутентификации.
С параметрами SSL и STARTTLS соединения устанавливаются по TLS 1.2 / 1.3.
Одним щелчком убедитесь, что к почтовому ящику можно подключиться, прежде чем сохранять настройки.
Сколько угодно адресов на компанию; для каждого отдельно задаётся интервал проверки в минутах.
По IMAP забираются только непрочитанные письма, после чего они помечаются на сервере как прочитанные; письма на сервере не перемещаются и не удаляются. Каждый почтовый ящик закрепляется за подразделениями, группами и пользователями, которые проверяют и обрабатывают письма.
Задайте для каждого почтового ящика несколько шаблонов; ответственный выберет подходящий для письма.
По выбранному шаблону формы создаётся документ. Тема, адрес отправителя и текст письма записываются в указанные вами поля формы, вложения добавляются к документу. Подразделение-владелец и цепочка согласования берутся из шаблона или задаются отдельно; номер документа и PDF формируются автоматически.
Выбранный рабочий процесс запускается с первого шага с отправителем, темой и текстом письма. Срабатывают триггеры процесса, а исполнители получают обычные уведомления.
Для быстрого старта среди шаблонов форм есть и "Форма запроса, поступившего по e-mail" (FRM-072).
Письма не превращаются в документы сами по себе: уполномоченный сотрудник видит и обрабатывает каждое. Ненужные письма можно проигнорировать (утратило актуальность, запрос отозван) или удалить (спам, неполные данные, не по теме). Статус нескольких писем можно изменить за один раз.
Просматривайте письмо и вложения в браузере и скачивайте все вложения одним действием.
Полнотекстовый поиск по дате, отправителю, теме, получателю и тексту письма.
Просмотр и изменение настроек, просмотр всех почтовых ящиков и работа с ними предоставляются отдельными правами.
