Загрузка...
Цепочки подписания и согласования без написания кода.
Система управления рабочими процессами Documenos® в полной мере заслуживает определения "гибкая", поскольку её способ моделирования рабочих этапов обладает уникальными возможностями.
Благодаря обширной библиотеке концепций процессы в структурах из тысяч подразделений и десятков тысяч сотрудников управляются единой моделью.
Задачи можно задавать по отдельности или группами в зависимости от заданных вами условий.
Любые сценарии, которые могут понадобиться в работе, вы моделируете, просто вводя данные на экранах настройки.
Чтобы понять, как работает система, кратко рассмотрим три примера.
Простая пятиэтапная цепочка подписания и согласования, целиком состоящая из "Одиночных задач":
Наличие учётной записи "Группа безопасности" на четвёртом этапе не означает, что этот этап — групповая задача. Чтобы задача стала групповой, на этом этапе её должны выполнять несколько человек.
Документ попадает во входящие всем участникам группы; как только кто-то из них выполняет задачу, она удаляется у всех. Процесс не зависит от одного человека — его может выполнить любой свободный участник группы.
В отличие от первого примера, задача на этапе 3 — групповая. Когда руководитель подразделения на этапе 2 выполняет свою задачу, документ одновременно рассылается сотрудникам/группам этого этапа. Так в чём же смысл групповой задачи? Допустим, это "Приказ о командировке": пользователь создал документ для поездки в командировку, руководитель его утвердил, и на третьем этапе документ был одновременно направлен трём адресатам:
Оформляет бронирование билетов и гостиниц.
Если сотрудник запросил аванс, перечисляет деньги на его счёт.
Обеспечивает архивирование формы в личном деле сотрудника.
Если бы эти три сотрудника/группы действовали по очереди, как в первом примере, то как минимум отдел командировок и бухгалтерия задерживались бы, ожидая друг друга. Групповые задачи обеспечивают одновременное выполнение работ.
Допустим, вы назначили групповой задаче 5 разных сотрудников/групп. Их задачи не обязательно одинаковы: одни подписывают, другие инициируют, третьи согласуют, четвёртые исполняют. Любая роль может быть учётной записью пользователя, руководителем подразделения или групповой учётной записью. Когда групповая задача считается выполненной, определяет заданное вами правило.
Задача ожидает выполнения всех этапов в группе, прежде чем перейти к следующему. Например, решения комиссии: вы добавляете членов комиссии в групповую задачу и указываете, что подписать должны все.
Члены могут подписывать и по очереди, но тогда общий срок увеличивается, и один задержавшийся участник заставляет ждать всех.
Достаточным можно считать выполнение определённого числа задач группы. Например, если для вступления в силу решений совета директоров из 10 человек достаточно 5 подписей, просто укажите в правиле группы 5 задач.
Если остальные участники тоже захотят подписать — не проблема: документ не удаляется из их входящих, и они могут выполнить свои задачи в любое время.
Допустим, документ — это форма согласования закупки. Сотрудник подал заявку; первым её согласует руководитель отдела закупок, вторым — заместитель генерального директора. Однако мы хотим, чтобы заместитель генерального директора включался в цепочку согласования только для закупок свыше определённой суммы:
Достаточно задать правило (назовём его X) на третьем этапе цепочки и назначить его условием для заместителя генерального директора. Если заявка на закупку соответствует условию, система включает этот этап в цепочку подписания и согласования. Подробнее об определении условий см. в соответствующем разделе.
