Гибкая система потока

Как работают цепочки подписания и утверждения

Система документооборота Documenos® во многих аспектах отличается от аналогов по всему миру. Система управления рабочим процессом Documenos® полностью заслуживает прилагательного «гибкая». Потому что техника моделирования этапов работы обладает уникальными возможностями. Поскольку он работает с архитектурой, ориентированной на организационную диаграмму, и имеет очень большую библиотеку концепций, рабочими процессами в крупных структурах, состоящих из сотен, даже тысяч подразделений и десятков тысяч сотрудников, можно очень легко управлять с помощью единой модели.

В цепочках подписи и утверждения Documenos® задачи можно определять индивидуально или в виде группы, используя гибкую модель в зависимости от определяемых вами 100% динамических условий. Вы можете моделировать все возможности, которые могут вам понадобиться в деловой жизни, без написания кода, просто вводя данные на экраны определений. Во-первых, давайте кратко объясним три разных примера, чтобы понять, как работает система. Первый представляет собой простую цепочку подписания и утверждения, состоящую из пяти шагов, каждая из которых представляет собой «единую задачу»:

В приведенном выше примере все шаги содержат отдельные задачи. Тот факт, что на четвертом шаге присутствует групповая учетная запись, не означает, что этот шаг является групповой задачей.
Чтобы задача была групповой, ее на этом этапе должно выполнять более одного человека.

В приведенном выше примере наличие учетной записи «Группа безопасности» на шаге 4 не означает, что все члены этой группы должны выполнить задачу, когда документ достигнет этого шага. Документ сохраняется во входящих почтовых ящиках всех, кто входит в эту группу безопасности. Когда кто-либо из группы выполняет задачу, весь документ удаляется из его папки «Входящие». Так что на самом деле эта задача — единственная задача. Достаточно одного человека, чтобы выполнить задачу, чтобы документ перешел к следующему шагу. Преимущество использования групповых учетных записей для отдельных задач заключается не в том, чтобы сделать операцию зависимой от одного человека, а в том, чтобы гарантировать, что любой подходящий член группы может выполнить операцию.

Во втором примере ниже показана пятиэтапная цепочка подписания и утверждения:

В отличие от первого примера, задача третьего шага является групповой. Когда менеджер подразделения на шаге 2 завершает свою задачу, документ одновременно распространяется среди людей/групп на этом шаге. Эти три человека/группы несут ответственность за одновременное выполнение задачи.

Какова именно цель группового задания?

Допустим, это «Форма назначения», на первом этапе пользователь создал документ для перехода к задаче и отправил его администратору на утверждение. Менеджер одобрил его, и на третьем этапе он был перенаправлен в две разные группы: «Команда командировок» и «Команда бухгалтерского учета», а также менеджеру по персоналу одновременно. Компания «Travel Team» занимается бронированием билетов и отелей. «Бухгалтерия» же переводит деньги на счет коллеги-сотрудника, если сотрудник, который будет дежурить, запросил аванс. Менеджер по персоналу предпринимает только действия по архивированию формы вакансии в файле реестра персонала.
Если бы эти три разных учетных записи человека/группы должны были совершать транзакции соответственно, как в первом примере, по крайней мере, «Команда путешествий» и «Команда бухгалтерского учета» будут задерживаться в совершении транзакций, потому что им придется ждать друг друга. Определение групповых задач таким образом, чтобы работа могла выполняться одновременно, облегчит задачу.

Когда задача переходит на следующий шаг?

Например, при определении групповой задачи на этом этапе вы определили 5 разных людей/групп. Прежде всего, каждое из этих 5 заданий не обязательно должно быть одинаковым: некоторые могут подписывать, некоторые — парафировать, некоторые — утверждать, а некоторые — делать то, что необходимо. Все эти 5 ролей представляют собой учетную запись пользователя, администратора подразделения, учетную запись группы и т. д. Это может быть так. Когда групповая задача будет считаться выполненной, определяется определяемым вами определением.
При желании вы можете указать всем шагам в группе завершить свою работу. В этом случае задача ожидает завершения всех шагов в группе, прежде чем перейти к следующему шагу. Примером этого могут быть решения комиссий. Допустим, документ прошел определенные этапы и его необходимо разослать на подпись всем членам комитета. В этом случае вы можете добавить членов комиссии в групповую задачу и указать, что каждый должен выполнить процесс, как правило. Нельзя ли сделать так, чтобы члены комиссии подписали его по одному? Конечно можно, но в этом случае общее время будет больше. Время от времени, если член комиссии по какой-либо причине продолжает подписывать документ, все будут ждать этого члена.
Другой вариант признания групповой задачи выполненной — считать выполнение N задач из шагов в группе достаточными для того, чтобы этот шаг считался выполненным. Допустим, у вас есть документ о решениях заседания совета директоров. В совете директоров 10 членов, и для вступления этих решений в силу достаточно, если их подпишут 5 человек. В этом случае вы можете включить членов правления в группу и заявить, что правила группы достаточно для выполнения 5 задач.
Итак, после подписания пятого члена, продолжат ли остальные члены документооборот без подписания? Что, если остальные участники тоже захотят подписать?
Без проблем. Да, документ продолжит свой путь, но поскольку документ не будет удален из почтового ящика остальных участников, они смогут выполнять свои обязанности, когда захотят.

Каково условие? Как это работает?

Наш третий пример ниже касается цепочки условной подписи и утверждения. В этом примере предположим, что у нас есть документ — форма подтверждения покупки. Один человек обратился с просьбой. Менеджер по закупкам получает одобрение первым. Вторым на очереди должен быть заместитель генерального директора. Однако мы хотим, чтобы заместитель генерального директора включался в цепочку одобрения только для покупок, превышающих определенное количество. Блок-схема выглядит следующим образом:

Достаточно будет определить правило (назовем его X) и прикрепить это правило в качестве условия к заместителю генерального директора на третьем этапе цепочки подписи и утверждения. Если заявка соответствует условию, система включит этот шаг в цепочку подписи и утверждения. Подробную информацию об определениях условий см. в соответствующем заголовке темы.