Documenoksen arkistonhallinnassa käytetään useita "Turvallisuus"-käsitteitä. Documenos®issa käytetään neljää erilaista suojauskonseptia: käyttöoikeustaso, henkilötiedot, luottamukselliset tiedot ja tapahtumavaltuudet.
Näitä käsitteitä verrataan alla niiden säädettävyyden suhteen järjestelmän arkiston, arkiston kerroksen, arkiston kansion ja tiedoston osalta.
Kun tarkastetaan valtuutusta tietojen käyttöön, käyttöoikeustaso tarkistetaan ensin. Jos käyttäjän käyttöoikeustaso on riittävä, tarkistetaan, sisältävätkö tiedot henkilötietoja. Jos se sisältää henkilötietoja, tällä kertaa tarkistetaan, millä tasolla käyttäjällä on oikeus lukea henkilötietoja.
Sama koskee luottamuksellisia tietoja. Lopuksi sama tarkistus tehdään tapahtuman valtuutukselle. Jos valtuutus voidaan saada kaikilta ohjauksilta, pääsy tietoihin tarjotaan. Katsotaanpa, missä järjestyksessä nämä ovat:
1.Käyttöoikeustaso
Jokaisella arkistolla on erillinen käyttöoikeustaso. Käyttöoikeustaso vaihtelee yrityksesi/laitoksesi tarpeiden mukaan, ja se voidaan muotoilla haluamallasi tavalla. On asetettu, kuka voi käyttää tiettyä käyttöoikeustasoa. Käyttöoikeustaso on määritetty koko arkistolle tai tietylle kansiolle ja kaikille sen alikansioille arkistossa.
Ihmiset eivät voi käyttää tietueita, jotka eivät täytä heidän käyttöoikeustasojaan. Voit tarkastella asiaankuuluvia aiheita saadaksesi tarkempia tietoja varojen ja kansioiden käyttöoikeustason määrittämisestä.
2. Henkilötiedot
Kokonaiset arkistot, tietty kansio alikansioineen tai yksittäinen tiedosto voidaan merkitä "sisältää henkilökohtaisia tietoja". Henkilötiedot ovat toiseksi tärkein taso valtuutuksen hallinnassa.
Se, merkitäänkö tieto henkilötiedoksi vai ei, on asia, joka on päätettävä kokonaan yrityksesi/laitoksesi viranomaisten määrittelemien kriteerien mukaan.
3. Luottamukselliset tiedot
Kokonaiset arkistot, tietty kansio alikansioineen tai yksittäinen tiedosto voidaan merkitä "sisältää luottamuksellisia tietoja". Luottamukselliset tiedot ovat kolmanneksi tärkein taso valtuutuksen hallinnassa.
Se, merkitäänkö tieto luottamukselliseksi tiedoksi vai ei, on asia, joka on päätettävä kokonaan yrityksesi/laitoksesi viranomaisten määrittelemien kriteerien mukaan.
4. Tapahtuman valtuutus
Se luo suuren luettelon, jossa on kymmeniä erilaisia yksityiskohtaisia valtuutusmääritelmiä kahden otsikon alle: tapahtumavaltuudet arkistoissa, muokkausoikeus ja katseluoikeus.
Nämä käyttöoikeudet voidaan määrittää koko arkistolle, tietyn kerroksen kaikelle sisällölle ja tietyn kerroksen tietyn kansion sisällölle. Tapahtumavaltuutuksia ei voi määrittää yksittäisille tiedostoille. Käyttöoikeudet annetaan kansioille alimmalla tasolla.
