Kişisel & Gizli Veriler

Arşiv için Güvenlik Ayarları

Documenos®'ta arşiv yönetimi altında "Güvenlik" için kullanılan birden fazla kavram bulunmaktadır. Documenos®'ta dört farklı güvenlik konsepti kullanılmaktadır: erişim düzeyi, kişisel veriler, gizli veriler ve işlem yetkileri. Bu kavramlar aşağıda sistemdeki bir arşiv, arşivin bir katmanı, arşivdeki bir klasör ve bir dosya için ayarlanabilirlikleri açısından karşılaştırılmıştır.

Veri erişimi için yetkilendirme kontrol edilirken öncelikle erişim düzeyi kontrol edilir. Kullanıcının erişim düzeyi yeterli ise verilerin kişisel veri içerip içermediği kontrol edilir. Eğer kişisel veri içeriyorsa bu kez kullanıcının kişisel verileri okuma izninin ne düzeyde olduğu kontrol edilir. Aynı şey gizli veriler için de yapılır. Son olarak işlem yetkilendirmesi için de aynı kontrol yapılır. Tüm kontrollerden yetki alınabiliyorsa veri erişimi sağlanır. Bunların neler olduğunu sırasıyla inceleyelim:

1.Erişim Düzeyi

Her arşivin ayrı bir erişim düzeyi vardır. Erişim düzeyi firmanızın/kurumunuzun ihtiyaçlarına göre değişmekte olup dilediğiniz gibi formatlanabilmektedir. Belirli bir erişim seviyesine kimlerin erişebileceği ayarlanır. Bir arşivin tamamı veya belirli bir klasör ve arşivdeki tüm alt klasörleri için bir erişim düzeyi atanır. Kişiler erişim düzeylerine uymayan kayıtlara erişemezler. Fon ve klasörlere erişim düzeyinin nasıl tanımlanacağı konusunda daha detaylı bilgi için ilgili konuları inceleyebilirsiniz.

2.Kişisel Veriler

Arşivlerin tamamı, alt klasörleriyle birlikte belirli bir klasör veya tek bir dosya "kişisel veri içeriyor" olarak işaretlenebilir. Kişisel veriler, yetkilendirme kontrolünde ikinci en önemli katmandır. Bir verinin kişisel veri olarak işaretlenip işaretlenmeyeceği tamamen şirketinizin/kurumunuzun yetkililerinin belirleyeceği kriterlere göre karar verilmesi gereken bir konudur.

3.Gizli Veriler

Arşivlerin tamamı, alt klasörleriyle birlikte belirli bir klasör veya tek bir dosya "gizli veri içeriyor" olarak işaretlenebilir. Gizli veriler, yetkilendirme kontrolünde üçüncü en önemli katmandır. Bir verinin gizli veri olarak işaretlenip işaretlenmeyeceği tamamen şirketinizin/kurumunuzun yetkililerinin belirlediği kriterlere göre karar verilmesi gereken bir konudur.

4.İşlem Yetkisi

Arşivlerdeki işlem yetkileri, düzenleme yetkisi ve görüntüleme yetkisi olmak üzere iki başlık altında onlarca farklı detaylı yetki tanımından oluşan geniş bir liste oluşturur. Bu izinler arşivin tamamına, belirli bir katmandaki tüm içeriğe ve belirli bir katmanın belirli bir klasöründeki tüm içeriğe atanabilir. Tek tek dosyalar için işlem yetkileri tanımlanamaz. En alt seviyedeki klasörlere işlem izinleri verilir.